Benimmregeln für E-Mails
- Das "Betreff" kurz so formulieren, dass der Empfänger erkennen kann, um was es inhaltlich in der E-Mail geht.
- Nachrichten und Dateien nur an Leute schicken, die diese auch wirklich brauchen und bei denen man davon ausgehen kann, dass sie sich ernsthaft dafür interessieren.
- Wenn eine Nachricht an eine größere Gruppe von Empfängern geschickt werden soll, dann sollten aus Datenschutzgründen nicht alle Adressen für jeden Empfänger lesbar sein. Die verschiedenen Empfängertypen gezielt einsetzen (üblich sind: "An" = Hauptadressat(en); "CC" = Kopie geht an (Adressen der Empfänger sind, so wie bei "An" auch, für alle sichtbar); "BCC" = unsichtbare Kopie an (Adressen sind für keinen der Empfänger sichtbar).
- Wenn überhaupt, dann nur kleinere Dateien unaufgefordert im Anhang zusenden. Größere Dateien nur nach Absprache zuschicken.
- Auf ernst zu nehmende und ernst gemeinte E-Mails so schnell wie möglich antworten. Merke: Die sofortige Bearbeitung kostet in der Regel weniger Zeit als eine Antwort nach ein paar Tagen.
- Aber: Nur dann auf E-Mails antworten, wenn man sicher ist, dass eine Antwort auch erwartet/gewünscht wird.
- Die Zitierfunktion nutzen. In diesem Fall erscheint nach Druck auf den "Antworten"-Knopf ein neues E-Mail-Formular, in dem der empfangene Text in besonderer Weise als Zitat hervorgehoben ist. Dabei nur die Passagen stehen lassen, auf die man konkret antworten will (am besten immer abwechselnd: kurzes Zitat - Antwort - kurzes Zitat - Antwort usw.).
- Eine E-Mail ist so etwas wie ein Geschäftsbrief, entsprechend seriös sollte auch formuliert werden. Jeden Text vor dem Versenden auf Rechtschreibfehler prüfen.
- Kettenbriefe, Viruswarnungen oder andere Briefe aus unbekannten Quellen niemals weiterleiten, wie überzeugend oder herzzerreißend sie sich auch lesen mögen - so gut wie immer handelt es sich um geschwindelte Nachrichten, oft sogar mit "Viren" infiziert.