1. Regelmäßige BR-Sitzungen
Warum regelmäßige Termine wichtig sind und worauf es dabei ankommt

Betriebsratssitzung als Ort der Willensbildung

In jedem Betriebsratsgremium kommen Menschen mit unterschiedlichen Meinungen und Erfahrungen zusammen. Aus dieser Vielfalt an Ideen und Vorstellungen muss im Betriebsrat eine Position erarbeitet werden, die zumindest von der Mehrheit des Gremiums unterstützt wird und gegenüber dem Arbeitgeber und der Belegschaft vertreten wird.

Die Betriebsratssitzung ist also der zentrale Punkt der internen Betriebsratsarbeit. Hier werden Informationen und Argumente ausgetauscht und besprochen, wie das Gremium mit den einzelnen Themen umgehen will. Diese Willensbildung des Betriebsrats geschieht in Betriebsratssitzungen durch sogenannte „Beschlüsse“ und ist im BetrVG geregelt.

Darüber hinaus ist die Betriebsratssitzung der wichtigste Ort, an dem sich die verschiedenen Mitglieder des Betriebsrats besser kennenlernen und mit der Zeit zu einem Team zusammenwachsen können. Ein Team kann sich allerdings nur dann bilden, wenn es ausreichend Gelegenheit zum Kennenlernen und zum Gedankenaustausch gibt – also vor allem auf der Betriebsratssitzung.

Regelmäßige Sitzungen – sich oft genug treffen!

Die Zahl der Betriebsratssitzungen in einem bestimmten Zeitraum ist vom Gesetz nicht vorgeschrieben. Der Betriebsrat muss selbst festlegen, wann und wie lange regelmäßige Sitzungen stattfinden. Dies kann z.B. in der ersten Sitzung nach der Wahl (konstituierende Sitzung) oder in einer der folgenden Sitzung durch Beschluss des Gremiums festgelegt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass regelmäßige Sitzungen mit einer festen Terminierung – am besten für die nächsten sechs oder zwölf Monate – in der Praxis am besten funktionieren. So können sich alle Beteiligten frühzeitig entsprechend organisieren.

Gibt es einen Betriebsausschuss, der wöchentlich tagt, hat sich in der Praxis ein Zwei-Wochen-Rhythmus als gut umsetzbar gezeigt. Denn letztlich geht es nicht darum, was theoretisch am besten wäre, sondern was praktisch auch über vier Jahre und länger vom ganzen Gremium durchzuhalten ist. Und wenn „mehr“ notwendig und möglich ist, kann das Gremium die Regeln jederzeit ändern.

Von einem Verfahren, Sitzungen immer nur dann einzuberufen, wenn „gerade etwas anliegt“ oder wenn sich „genug Themen angesammelt“ haben, ist dringend abzuraten. Auf diese Art und Weise kann keine erfolgreiche Betriebsratsarbeit stattfinden. Entweder findet in solchen Fällen (fast) keine BR-Arbeit statt, und / oder der oder die Betriebsratsvorsitzende regelt die meisten Angelegenheiten allein. Das mag für einzelne BR-Mitglieder zunächst bequem sein. Aber es verstößt gegen den „Geist“ des BetrVG und rächt sich spätestens, wenn die betrieblichen Probleme zunehmen.

Mehr Betriebsratssitzungen anzusetzen als man (anfangs) eigentlich zu brauchen glaubt, scheint mit Blick auf Zeitbelastung und Kosten zunächst unsinnig zu sein. Tatsächlich aber sind häufigere Sitzung effektiver als Sitzungen, die immer „bis zum Rand“ mit Themen gefüllt (und damit in der Praxis meist überfüllt) sind. Kleinere Betriebsratsgremien können kürzere Sitzungen machen, aber nicht weniger! Informationen, die Wochen zurückliegen, sind für den Betriebsrat oft nicht mehr von Bedeutung, denn das Gremium kann darauf nicht (mehr) aktiv reagieren.

Sitzungen möglichst zu Arbeitsbeginn!

BR-Sitzungen müssen (wenn möglich) während der Arbeitszeit der BR-Mitglieder stattfinden. Gibt es im Betrieb keine komplizierten Arbeitszeit- oder Schichtmodelle, sollte mit der Betriebsratssitzung immer zu Beginn des Arbeitstages begonnen werden (bzw. zu dem Zeitpunkt, zu dem alle auch im Betrieb wären, wenn keine BR-Sitzung wäre).

Am Anfang eines Arbeitstages sind alle BR-Mitglieder ausgeruht und konzentriert. Auch wenn der Betriebsrat weiß, wie lange seine Sitzungen üblicherweise dauern, besteht bei Terminen am Ende des Arbeitstages immer die Gefahr, dass für „das wichtigste Thema“ nicht mehr ausreichend Zeit bleibt. Außerdem ist man nach 6 Stunden Arbeit nicht mehr ausreichend konzentriert.

In Betrieben mit vielen unterschiedlichen Arbeitszeiten und freien Tagen ist die Festlegung des „richtigen“ Zeitpunkts für den Beginn der BR-Sitzung etwas schwieriger. Da ist es hilfreich, alle im Gremium vertretenen Arbeitszeiten in einer Tabelle sichtbar zu machen, um einen für alle (oder zumindest für die meisten BR-Mitglieder) passenden Zeitpunkt zu finden.
 

Betriebsratssitzungen sind immer Präsenzsitzungen, bei denen alle Teilnehmenden persönlich in einem Raum zusammenkommen müssen. Aus diesem Grunde ist es erforderlich, in die Einladung nicht nur den genauen Termin, sondern auch den Sitzungsort (welches Sitzungszimmer) zu nennen.

Da Betriebsratssitzungen immer nicht-öffentlich stattfinden müssen, kommt als Sitzungsort nicht irgendein Ort infrage. Der Betriebsrat braucht ein Sitzungszimmer, das in einer Weise gestaltet sein muss, dass die Betriebsratsmitglieder unbeobachtet und ohne dass andere mithören können, ihre Sitzung abhalten können. 

Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat dazu passende Sitzungsräume zur Verfügung stellen. Kein Betriebsrat sollte Angebote wie Kantine, Durchgangsräume, Abstellräume etc. akzeptieren. Selbstverständlich müssen diese Räume den üblichen Anforderungen an Sitzungszimmer gerecht werden.

Der Sitzungsraum braucht eine angemessene Größe, eine gute Beleuchtung, Heizung und Belüftung. In einem zu kleinen Raum steht man sich schnell nicht nur physisch, sondern auch in der Diskussion schnell gegenseitig auf den Füßen. In einem zu großen Raum verlieren sich alle, die Akustik ist oft schlecht usw.

Eine heute übliche Ausstattung für Sitzungsräume umfasst Flipchart, Moderationswände plus Moderationsmaterial, einen Beamer und Anschlüsse für den Laptop. Für diese Ausstattung und ihre Nutzung muss im Sitzungsraum ausreichend Platz sein. 

Gelegentliche BR-Sitzungen im digitalen Raum

In Ausnahmefällen (und mit entsprechenden Regelungen in der Geschäftsordnung) kann eine Betriebsratssitzung auch einmal als Video- oder Telefonkonferenz stattfinden. Auch da ist die richtige „Gestaltung des Raums“ unverzichtbar. 

Hybride Sitzungen stellen zusätzliche Anforderungen an den Besprechungsraum, in dem sich die meisten BR-Mitglieder versammelt haben. Jeder muss jeden hören (und sehen) können. Ein schnelles Internet, Extra-Kameras und spezielle Sitzungs-Mikrofone können für den Sitzungsraum dann erforderlich sein.

Zur Gestaltung des digitalen Sitzungsraums gehört es auch, dass jedes BR-Mitglied über die entsprechende Ausstattung für die Online/Telefon-Teilnahme (schnelles Internet, geeigneter außerbetrieblicher Raum, Laptop / Tablet, Headset, Telefon / Smartphone usw.) verfügt. 

Mit dem Arbeitgeber über den geeigneten Raum verhandeln

Es ist nicht ungewöhnlich, dass die Vorstellungen darüber, was ein geeigneter Raum ist, zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat (besonders nach der erstmaligen Wahl eines Betriebsrats) strittig sind. Über den richtigen Raum muss dann verhandelt werden.

Oft ist es die erste Demonstration von Handlungsfähigkeit des neuen BR gegenüber dem Arbeitgeber. Also hartnäckig bleiben!

Die Betriebsratssitzung als wichtiges Element der Betriebsratsarbeit braucht einen verlässlichen Rahmen. Nur wenn die „Regeln“ für alle klar sind, kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren und die Sitzung kann ihre beste Wirkung entfalten. 

In Betrieben, in denen es schon viele Jahre einen Betriebsrat gibt, haben sich für BR-Sitzungen Routinen etabliert. Nach jeder BR-Wahl werden diese Routinen (manchmal leicht verändert und im Rahmen einer Geschäftsordnung) neu beschlossen – manchmal auch stillschweigend weitergeführt. Wichtig ist allerdings, dass das Gremium darüber Bescheid weiß, welchen Regeln es gerade folgt. 

Neue Gremien in Betrieben, in denen weder die Beschäftigten noch der Arbeitgeber Erfahrungen mit Betriebsratsarbeit haben, versuchen sich oft eng am Betriebsverfassungsgesetz und an der Besprechungs-Kultur im eigenen Betrieb zu orientieren. Manchmal beklagen neue Gremien, dass das Gesetz so wenig konkret ist. 

Erfahrene Betriebsräte wissen, hier gibt es Gestaltungsspielraum, den wir nutzen können! 

Das Gesetz trägt den unterschiedlichen betrieblichen Rahmenbedingungen Rechnung. Was für ein 5er-BR-Gremium sinnvoll ist, kann für ein 17er-Gremium ungeeignet sein. Was in einem Drei-Schicht-Betrieb funktioniert, muss nicht gleichermaßen für einen Außendienstbetriebsrat zweckmäßig sein. 

Regeln durch Gesetz und Geschäftsordnung 

Zur konkreten Durchführung von Betriebsratssitzungen ist wenig im BetrVG (siehe §§ 29-35 BetrVG) vorgeschrieben. Dem oder der Betriebsratsvorsitzenden werden im BetrVG elementare Rechte und Pflichten der Ausgestaltung der BR-Sitzung zugewiesen. Dazu gehören:

• Einladung zur Sitzung und Festlegung der Tagesordnung
• Sitzungsleitung
• Unterzeichnung der Sitzungsniederschrift (mit einem weiteren Mitglied des Betriebsrats)

In einer Geschäftsordnung (siehe § 36 BetrVG) können die Aufgaben des Vorsitzes um die Gestaltung der BR-Sitzung und der darüberhinausgehenden BR-Arbeit konkretisiert und an die Situation im Gremium angepasst werden. Es kann festgelegt werden …

• Zeitpunkt und Häufigkeit der regelmäßigen Sitzung
• Vorgehensweise beim Festlegen zusätzlicher, kurzfristiger Termine
• Wie werden die ständigen BR-Mitglieder eingeladen? Wie die Nachrücker? Wie sorgen wir dafür, dass JAV und SBV teilnehmen können?
• Wann und wie wird die Tagesordnung festgelegt? Was ist bei zusätzlichen kurzfristig anberaumten Sitzungen?
• Wie und bis wann können TOP dem Vorsitzenden (nach)gemeldet werden?
• Wie wird mit Verhinderungen (z. B. Urlaub, Krankheit) umgegangen?
• Protokoll der letzten Sitzung: Wie bekomme ich es? Wie wird mit Einwendungen zur Niederschrift verfahren?
• Welche Sitzungskultur wollen wir?
• Welche Sitzungstechnik benötigen wir?
• Wie wird abgestimmt? (z. B. offen durch Handheben, außer eine*r beantragt geheime Abstimmung)
• Ausstattung und Vorgaben für Schriftführer*in
• Wann wird die Niederschrift von wem geschrieben?
• Wie ausführlich? Zusätzlich Zusammenfassung der Diskussion und Arbeitsaufträge?
• Wie bekommen die BR-Mitglieder Zugriff auf die Sitzungsniederschrift?
• Wie sind die Vertretungsregeln im Gremium (Ersatzmitglieder)
• Welche Schulungen muss jedes BR-Mitglied bis Zeitpunkt X besucht haben? (Bildungsplanung)
• Usw.

Einige wenige Dinge (zur Gestaltung der BR-Sitzung) sollten von Anfang an gut und richtig geregelt sein. Aber nicht alles muss und kann von Anfang an geregelt sein. Jedes Gremium wird mit den selbstgesetzten Regeln Erfahrungen sammeln und bei Bedarf nachjustieren. Eine Geschäftsordnung kann wachsen und sich weiterentwickeln.

Will sich ein Gremium (zunächst noch) keine Geschäftsordnung geben, sollten alle festen Vereinbarungen zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der regelmäßigen Routinesitzungen und der kurzfristig notwendigen zusätzlichen Sitzungen in einem einfachen Beschluss festgeschrieben werden.