2. Zusätzliche Sitzungen
Wie sie die Routine sinnvoll ergänzen und wie man sie gut vorbereitet

Die regelmäßigen BR-Routinesitzungen bilden in dem Gefüge der gesamten Betriebsratsarbeit das Zentrum und den Antriebsmotor. 

Sie dienen der Bearbeitung aller anstehenden „Alltagsprobleme“. Üblicherweise geht es in solchen Routine-Sitzungen um … 

• Einstellungen, Versetzungen
• Mehrarbeit für einen kurzen Zusatzbedarf
• Eingaben einzelner Mitarbeiter:innen
• Berichte aus einem Ausschuss des Betriebsrats
• Vorbereitung und Durchführung des Monatsgesprächs
• Erste Ideen zu „größeren“ Themen
• usw.

Der Betriebsrat berät sich zu den Themen und fasst schließlich Beschlüsse zu den einzelnen Tagesordnungspunkten. 

In den regelmäßigen Betriebsratssitzungen bekommt jedes BR-Mitglied einen immer aktualisierten Gesamtüberblick über die wichtigen Themen und Probleme. Sie werden oft erst dort sichtbar und einschätzbar. 

Während der Sitzungen bildet sich das Gremium seine Meinung, streitet um den richtigen Weg und beschließt die „Politik“ des Betriebsrats. Das BR-Team entwickelt und stabilisiert außerdem die BR-interne Kommunikation und das "Wir"-Gefühl. 

Das alles stärkt die Leistungsfähigkeit des Betriebsrats. So kann ein Team sich gegenseitig motivieren (und auch kritisieren), wenn es einmal nötig ist. Um als Betriebsrat erfolgreich zu sein, muss man in der Sitzung um die richtigen Ziele und den richtigen Weg ringen, und dann nach außen geschlossen auftreten. 

In den Routine-Sitzungen sollte immer auch für unerwartete Themen Zeit und Raum eingeplant werden. Oft passiert das unter dem Tagesordnungspunkt „Berichte aus den Abteilungen“. Beim Diskutieren wird oft schnell klar, dass es für eine gründliche Bearbeitung einen zusätzlichen Termin, also eine weitere BR-Sitzung, braucht. 

Zusätzliche BR-Sitzungen bei Bedarf

Für umfangreichere (oder unerwartete) Themen werden zusätzliche Sitzungen einberufen, die ausschließlich der Bearbeitung dieses einen Themas dienen. 

Manche dieser zusätzlichen Sitzungen müssen so schnell wie möglich stattfinden, weil z. B. eine Frist einzuhalten ist. Hat der Arbeitgeber den Betriebsrat über eine geplante fristlose Kündigung informiert, beträgt die Widerspruchsfrist lediglich drei Tage.

Bei anderen Ereignissen ist es besser, sie längerfristig zu planen, weil man sich noch gut darauf vorbereiten muss (z. B. wenn der Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung ausarbeiten will). Hier wird der Betriebsrat auch darauf achten, dass so viele BR-Mitglieder wie möglich Zeit haben.

Betriebsratssitzungen sind grundsätzlich „Präsenzsitzungen“, bei denen alle Betriebsratsmitglieder persönlich zur Sitzung zusammenkommen.

Im Ausnahmefall und unter Einhaltung strenger Regeln (die in einer Geschäftsordnung festgeschrieben werden müssen) kann – wenn eine Sitzung ansonsten nicht ordnungsgemäß zu Stande kommen würde – die Betriebsratssitzung als Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden. 

Es ist möglich, dass sich alle ausschließlich digital treffen. Es können aber auch nur einzelne Betriebsratsmitglieder in Form einer Video-/Telefonkonferenz an der Sitzung teilnehmen, während sich die übrigen Betriebsratsmitglieder im Sitzungsraum zusammenkommen (sog. hybride Sitzungen).

Aus kommunikativer Sicht passen digitale Sitzungen für kurze Vorbesprechungen und für die Bearbeitung von terminkritischen Routinetätigkeiten. Für einen intensiven Meinungsbildungsprozess sind sie eher ungeeignet.

Wir empfehlen, diese Möglichkeit gezielt und sparsam einzusetzen. 

Stellt der oder die Betriebsratsvorsitzende fest, dass eine Präsenzsitzung nicht möglich ist, kann in der Einladung bekannt gegeben werden, dass eine Videokonferenz (oder Telefonkonferenz) stattfindet. Auf folgende Dinge ist unbedingt zu achten:

• Die Möglichkeit und Regeln der digitalen Teilnahme an Sitzungen muss zwingend vorher in der Geschäftsordnung geregelt sein.
• Natürlich muss diese Einladung zur Sitzung rechtzeitig erfolgen.
• Widersprechen mindestens ein Viertel der Betriebsratsmitglieder, kann die Betriebsratssitzung nicht als Videokonferenz stattfinden.
• Und natürlich müssen auch die technischen Voraussetzungen geeignet sein.
• Auch bei digitalen oder hybriden Sitzungen gilt der Grundsatz der „Nichtöffentlichkeit“. Die zugeschalteten BR-Mitglieder müssen dafür sorgen, dass sie alleine in einem Raum sind und der Inhalt der Sitzung nicht an betriebsratsfremde Personen gelangt.
• Eine Aufzeichnung der Sitzung ist ganz und gar unzulässig.

Neben den Regeln, die sich aus dem BetrVG ergeben, sollten auch Verhaltensregeln im BR-Team verabredet werden. 

Gelegentlich wird bei diesen Regeln von einem „Online-Besprechungs-Knigge“ oder von „Netikette“ gesprochen. Als wichtige Etikette-Regeln für Online-Sitzungen gelten allgemein …

• Pünktlichkeit und vorbereitet sein
• eine funktionierende Technik (Technikcheck vorab: Kamera, Mikro, Internetverbindung)
• neutraler Hintergrund und angemessene Kleidung
• Kamera an (Die Kamera sollte eingeschaltet sein, um Präsenz zu zeigen und Mimik zu ermöglichen).
• Blickkontakt: In die Kamera schauen und nicht auf den Bildschirm (evtl. muss mit zusätzlichen externen Kameras nachgerüstet werden.)
• die anderen ausreden lassen (digitales Handzeichensystem vereinbaren und nutzen)
• Stummschalten des Mikrofons bei Nichtgebrauch
• kein Multitasking (keine Mail nebenbei beantworten, Handy stummschalten) 

Wer häufiger an Online-Besprechungen teilnimmt oder sie moderiert, stellt schnell fest, dass solche Termine eine hohe Anforderung an Konzentrationsfähigkeit und Energie stellen. 

Deshalb sollten alle Dinge, die nichts mit dem Termin zu tun haben, auf später verschoben werden. Und auch bei der Planung der Sitzung sollte darauf geachtet werden, dass nicht zu viel in eine einzige Sitzung hineingepackt wird. 

Jedes neue BR-Gremium sollte sich zunächst darum kümmern, die regelmäßigen Routine-Sitzungen des gesamten Gremiums zu etablieren. Das bedeutet nicht nur, dass sie stattfinden. Es müssen auch alle (nicht verhinderten) BR-Mitglieder daran teilnehmen (können). Schon bald wird der Bedarf für zusätzliche Ein-Thema-Sitzungen sichtbar werden.

So entsteht im Laufe der Zeit eine Struktur, die aus unterschiedlichen Sitzungstypen und zeitlichen Abfolgen bestehen kann.

Welche Kombination aus unterschiedlichen Sitzungsformen sinnvoll ist, hängt davon ab …

• wie groß das Gremium ist und
• wie viel Erfahrung das Gremium in der BR-Arbeit schon hat.

Sitzungen der Ausschüsse

In den kleinen Gremien handelt es sich immer um Sitzungen des gesamten Gremiums, die geplant und von allen BR-Mitgliedern besucht werden müssen.

In großen Gremien gehört die Arbeit und die Sitzungen der unterschiedlichen Ausschüsse zur Sitzungsstruktur. Ab einer Größe von neun BR-Mitgliedern muss ein Betriebsausschuss gebildet werden, der für die Geschäftsführung des Gremiums (mit-) verantwortlich ist. Zu den regelmäßigen Sitzungen des gesamten Gremiums kommen also zumindest noch die Sitzungen des Betriebsausschusses hinzu.

Erhöhter Sitzungsbedarf bei akuten betrieblichen Veränderungen

In akuten betrieblichen Veränderungsphasen müssen sicher noch themenbezogene zusätzliche Termine in die Struktur aufgenommen werden – manchmal sogar tägliche Sitzungen. Meistens ist (bei größeren Gremien) ein zeitlich befristeter Projektausschuss sinnvoll, der auch eigene Sitzungen organisiert.

BR-Arbeit vor- und nach den BR-Sitzungen

Für viele Betriebsratsmitglieder ist die Betriebsratssitzung (die, wie wir gesehen haben sehr vielfältig sein kann) gleichbedeutend mit der gesamten Betriebsratsarbeit. Daran nimmt man teil, redet (vielleicht) mit und stimmt ab. 

Viele Betriebsratsmitglieder glauben, dass die Teilnahme an unterschiedlichen Sitzungen ihre einzige und wichtigste Aufgabe ist. 

Doch Betriebsratsarbeit findet auch vor, nach und außerhalb der Sitzungen statt …

• in Gesprächen am Arbeitsplatz
• bei der Betriebsbegehung,
• beim Ausarbeiten einer Stellungnahme,
• bei der Informationsbeschaffung,
• in Ausschusssitzungen,
• beim Gespräch mit dem Gewerkschaftssekretär oder dem Betriebsrat eines anderen Unternehmens
• und natürlich bei der Fortbildung. 

Damit die Betriebsratssitzung keine Ein- oder Wenige-Personen-Show wird, muss es immer ein abgestimmtes Zusammenspiel von regelmäßigen, effektiven BR-Sitzungen, Ausschussarbeit und Einzeltätigkeiten aller BR-Mitglieder geben. 

Die regelmäßige Sitzung des gesamten Betriebsrats ist dabei der Ort, an dem Gremien ihre Arbeitsteilung diskutieren, beschließen und immer wieder an die Praxis anpassen.