3. Ausstattung für jedes Gremium
Was kleine, mittlere und größere BR-Gremien für ihre Arbeit brauchen

Alle BR-Gremien haben grundsätzlich die gleichen Aufgaben zu erfüllen und benötigen dafür Räume und Ausstattung. 

Jedes BR-Gremium, egal wie groß oder klein, braucht eine Infrastruktur, um ihre Aufgaben nach dem Betriebsverfassungsgesetz zu erfüllen, die Arbeit innerhalb des Gremiums zu gestalten und die Kommunikation nach innen und außen zu pflegen. Deshalb benötigen alle BR-Gremien … 

• geeignete und erforderliche Räume,
• ein jederzeit nutzbarer und sicherer Zugang zu E-Mail, Intranet und Internet,
• die Möglichkeit schriftliche und digitale Unterlagen systematisch zu erstellen abzulegen und zu pflegen,
• die Möglichkeit Fotokopien zu erstellen und vertrauliche, aber nicht mehr benötigte Unterlagen zu vernichten (Reißwolf),
• eine Basisausstattung für Sitzungen,
• Gesetzestexte, Kommentare, Tarifverträge, Fachzeitschriften.

Mittelgroße Gremien – zwingend ein eigenes Betriebsrats-Büro

Unter mittelgroß verstehen wir Betriebsratsgremien mit sieben bis elf BR-Mitgliedern. Eine Person ist in diesen Gremien zumindest teilweise freigestellt und benötigt dadurch einen festen Arbeitsplatz für die BR-Arbeit. Neuner- und Elfer-Gremien haben bereits einen Betriebsausschuss und benötigen einen ausreichend großen, täglich nutzbaren Besprechungstisch.

Ab sieben Betriebsratsmitgliedern wird in jedem Fall ein eigenes abschließbares Betriebsrat-Büro gebraucht: 

• Es muss eine ausreichende Anzahl an Schreibtischen geben.
• Für jedes ganz oder überwiegend von der beruflichen Arbeit freigestellte Betriebsratsmitglied ist ein eigener, fester, voll ausgestatteter Arbeitsplatz erforderlich.
• Zusätzlich sollte es noch einen weiteren voll ausgestatteter Arbeitsplatz geben, der den nicht freigestellten Betriebsratsmitgliedern von Fall zu Fall zur Verfügung gestellt werden kann.

Alle Arbeitsplätze müssen vollständig ausgestattet sein:

• An jedem Arbeitsplatz ist ein Telefon mit eigenem Festnetzanschluss – natürlich abhör- und kontrollgeschützt vorhanden.
• Für jeden Computer (ob stationär oder mobil) gibt es einen Netzwerkanschluss (E-Mail, Intranet, Internet), die erforderliche Software und ein Ablagesystem (Server, Cloud, …)

Eine übliche Büroausstattung muss vorhanden sein, dazu gehören …

• ein eigener Drucker und Fotokopierer (eventuell in Form eines Multifunktionsgeräts) sowie auch ein eigener Reißwolf,
• frei zugängliche Regale für Gesetzestexte, Kommentare, aktuelle Ausgaben der Fachzeitschriften/Zeitungen, gesammelte Fachzeitschriften, Fachliteratur,
• abschließbare Schränke für alle Akten, Unterlagen, Material usw. (zwei größere Aktenschränke sind das Minimum).

Ob es heute noch ein Faxgerät braucht, hängt sehr von der betrieblichen Situation ab. Faxgeräte werden schon seit vielen Jahren als rückschrittlich belächelt. Sie werden aber in einigen Betrieben nach wie vor regelmäßig als zentrale Kommunikationsmöglichkeit genutzt. In diesen Fällen: Das Mitbenutzen eines anderen betrieblichen Faxgeräts sollte der Betriebsrat nicht akzeptieren.

Für vertrauliche Gespräche (Einzelgespräche oder Gespräche im kleinen Kreis - also für zwei bis vier Personen) sollte es eine Ecke mit gemütlichen Stühlen und einem kleinen Tisch geben.

Für BR-Sitzungen muss der bevorzugte Zugriff (auch kurzfristig) auf einen Besprechungsraum gegeben sein.

• Auch einen eigenen vielleicht kleineren Besprechungsraum für die Sitzungen des Betriebsausschusses und weiterer Ausschüsse sollte der Betriebsrat verhandeln.
• Wenn Besprechungen regelmäßig und häufig genug stattfinden, begründet das die Erforderlichkeit eines (zum BR-Büro zusätzlichen) Raums.
• Auf einen ständig nur für die Arbeit des Betriebsrats zur Verfügung stehenden Konferenzraum für die (wöchentlich stattfindenden) BR-Sitzungen kann man auch als mittlerer Betriebsrat notfalls noch verzichten und mit nur zeitweise mitzubenutzenden Konferenzräumen zufrieden sein.

Zwingend mehrere Räume ausschließlich für die BR-Arbeit!

Unter groß verstehen wir Betriebsratsgremien ab dreizehn BR-Mitgliedern. Je größer die Betriebe und die BR-Gremien werden, umso mehr Routine-Arbeit wird in Ausschüsse ausgelagert. Außerdem nimmt die Anzahl an ständig Freigestellten zu, die eigene Schwerpunkte für das Gremium übernehmen (also die Vor- und Nachbereitungsarbeiten, damit das Gremium gute Beschlüsse fassen kann).

Für den großen Betriebsrat gilt für die erforderlichen Sachmittel im Prinzip das gleiche, wie für den mittleren Betriebsrat – nur muss alles etwas größer und reichhaltiger sein!

Für BR-Sitzungen muss der Arbeitgeber dem großen Betriebsrat einen eigenen Sitzungsraum (oder auch mehrere, wenn erforderlich) zur Verfügung stellen. 

• Ab fünfzehn, mindestens aber ab neunzehn Betriebsratsmitgliedern dürfte (sollte) die Sitzungstätigkeit einen solchen Umfang angenommen haben, dass ein eigener Konferenzraum unbedingt erforderlich ist. Sonst käme man mit der Terminplanung schnell ins Schleudern.
• Bei der Größe des Sitzungsraums sollten mindestens alle Betriebsratsmitglieder, die JAV und SBV, plus drei weitere Gesprächsteilnehmer:innen (z. B. Gewerkschaftssekretär, eingeladene Arbeitnehmende, Sachverständige) berücksichtigt werden.
• Wenn die gemeinsamen Sitzungen mit der Geschäftsleitung (Verhandlungen, Monatsgespräch) dort üblicherweise stattfinden, muss auch das bei der Dimensionierung bedacht werden.

Bei den Büros muss berücksichtigt werden, dass auch die Assistenz des Betriebsrats einen eigenen Arbeitsplatz mit kompletter technischer Ausstattung braucht. 

• Je größer ein BR-Gremium ist, um so wahrscheinlicher und sinnvoller ist es, dass es für den Betriebsrat arbeitende Voll- oder Teilzeitkräfte gibt. Sie sind oft der erste Anlaufpunkt, wenn sich jemand an den Betriebsrat wendet.
• Sinnvoll und üblich ist ein Arbeitsplatz in einem eigenen Raum.

Zwingend einen geschützten Raum für Besprechungen und abschließbare Schränke!

Unter klein verstehen wir Betriebsratsgremien mit bis fünf BR-Mitgliedern. Während 3er- und 5er-Gremien sich regelmäßig zu Sitzungen treffen, haben wir im 1er-Betriebsrat natürlich nochmals eine speziellere Situation. Doch im 1er wie im 3er und 5er-BR gilt: 

• Für die Beschäftigung mit den anstehenden Themen benötigt der Betriebsrat einen Büro-Arbeitsplatz.
• Für das Monatsgespräch mit dem Arbeitgeber ist ein Besprechungsraum vonnöten.
• Für die Beratungen einzelner Kolleg:innen und vertrauliche Gespräche braucht es einen geschützten Ort.
• Für die Aufbewahrung von Unterlagen sind Schränke und Büroausstattung erforderlich.
• Für Sitzungen und bei 1er-Gremien der Übergabe an die Stellvertretung, wenn der Betriebsrat geplant verhindert ist (z. B. vor und nach einem geplanten Urlaub), sind geeigneten Räumen unverzichtbar.

Für den kleinen Betriebsrat gilt für die erforderlichen Sachmittel das gleiche, wie für den mittleren Betriebsrat - nur wird alles kleiner sein und bei Bedarf explizit eingefordert werden.

Eigenes BR-Büro? Bei kleinen Betriebsratsgremien wird es nicht immer möglich sein, ein eigenes Betriebsratsbüro durchzusetzen. 

• Ein eigener Arbeitstisch mit der Möglichkeit, Information- und Kommunikationstechnik zu nutzen, muss in jedem Fall vorhanden sein, einschließlich der Möglichkeit, Unterlagen, Datenträger und Arbeitsmaterial in (verschließbaren) Schubladen unterzubringen.
• Der Betriebsrat könnte sich darauf einlassen, dass er einen nur zeitweise mitzubenutzenden Schreibtisch bekommt – z. B. den Schreibtisch einer Teilzeitarbeitskraft. Hierbei ist darauf zu achten, dass es sich um einen eigenständigen Raum handelt und nicht ein Platz im Gemeinschaftsbüro.
• Ab einer Betriebsratsgröße von 5 Mitgliedern sollte aber ein Büro zur Verfügung stehen.

Auf jeden Fall auf einen eigenen Computer bestehen!

• Der Betriebsrat sollte auch bei kleinen Gremien auf einem eigenen (und nicht etwa „mitzubenutzenden“) Computer (am besten ein Laptop) bestehen.
• Ein Computer ist nicht nur ein Schreibgerät. Er ist aus der Alltagskommunikation (E-Mails, Internet, Videokonferenzen) nicht mehr wegzudenken. Und er ist auch der „Aufbewahrungsort“, also Speicher für alle möglichen, mehr oder weniger vertraulichen Informationen.

Auch ein eigenes Telefon (bei kleinen Gremien am besten ein Handy) sollte eine Selbstverständlichkeit sein. 

• Absolutes Minimum ist ein jederzeit zugänglicher und vertraulich zu nutzender Telefonabschluss.
• Für dieses Telefon gilt natürlich, was für die gesamte Telefonanlage eines Betriebs gelten sollte: Es muss abhörsicher sein – und es darf keine Erfassung von Einzelgesprächen (und Telefonnummern) stattfinden.

Abschließbarer Aktenschrank ist unbedingt erforderlich! 

• Im Grundsatz gilt: Besser zu groß als zu klein anschaffen.  
• Darin kann dann allerdings alles untergebracht werden, was man so braucht – Unterlagen, Gesetzestexte, Datenträger usw.
• Und auch wenn das den Schrank nicht gleich füllen sollte, es wird schon noch voller werden mit der Zeit.

Natürlich sollten Schreibtisch (mit Telefon und Netzwerkanschluss) und Schrank im gleichen Raum untergebracht sein. Wenn das nicht möglich ist, sollte der Betriebsrat sich genau überlegen, an welchem Standort der Schrank untergebracht werden kann, um vor fremden Zugriffen geschützt zu sein, aber gleichzeitig dauerhaften Zugriff, durch den Betriebsrat, zu gewährleisten.

Bei Drucker, Fotokopierer und Reißwolf wird sich der kleinere Betriebsrat wohl meist mit einer Mitbenutzung zufriedengeben müssen. Durch Passwortsicherung ist heute eine geschützte Nutzung möglich. Auch hier gilt, dass die Daten des Betriebsrats nicht von Fremden eingesehen werden dürfen. Ein System, in dem der Betriebsrat seine Drucksachen persönlich am Gerät anfordern muss, ist das absolute Minimum in jedem Betrieb und muss zur Not eingefordert werden.

Für vertrauliche Gespräche: Eine Möglichkeit, vertrauliche Gespräche z.B. mit ratsuchenden Arbeitnehmenden führen zu können, braucht selbst der kleinste Betriebsrat. 

• Gibt es kein eigenes Betriebsratsbüro, wird man wohl improvisieren müssen.
• Jedes Betriebsratsmitglied sollte wissen, wo es im Betrieb Ecken gibt, in die man sich für ein Gespräch unter vier Augen zurückziehen kann.
• Die Kantine jedenfalls (Durchgangsverkehr, unpersönliche Atmosphäre) ist dafür meist nicht geeignet.
• In vielen Betrieben gibt es ein internes Buchungssystem für Besprechungsräume. Jedes BR-Mitglied sollte auf dieses System unbegrenzten Zugriff haben, um auch spontane Gespräche führen zu können.

Für BR-Sitzungen: Selbstverständlich braucht der Betriebsrat auch einen Raum, in dem er seine Betriebsratssitzungen abhalten kann. 

• Dies kann bei kleinen Gremien ein zeitweilig zur Verfügung gestellter Sitzungsraum sein.
• Wichtig ist dabei, dass der Betriebsrat auf jeden Fall ungestört ist. Betriebsratssitzungen sind nicht öffentlich.