2. Technische Büroausstattung
Welche Ausstattung die BR-Arbeit erleichtert und gute Kommunikation ermöglicht

Zur technischen Mindestausstattung eines Betriebsratsbüros gehören ein oder mehrere Computer mit Internetanschluss, ein Drucker (mit Scannerfunktion), ausreichende Möglichkeiten der Datenspeicherung und ein Telefon.

Mindestens über einen Computer sollte jedes Betriebsratsgremium verfügen! Das sollte inzwischen eine Selbstverständlichkeit sein. Fordert der Betriebsrat einen PC an, wird kaum ein Arbeitgeber die Erforderlichkeit anzweifeln. Doch es ist kein Muss für den Betriebsrat, mit dem Computer zu arbeiten. Der BR entscheidet allein, ob und in welchem Umfang er Computer nutzt.

In den letzten Jahren haben Cloud- und andere Netzwerksysteme immer mehr an Bedeutung gewonnen. Sie ermöglichen es, dass von unterschiedlichen berechtigten Personen von unterschiedlichen Orten auf Daten zugegriffen werden kann. Und es können mehrere Personen einfacher an gleichen Dokumenten arbeiten. 

Hier sollte der Betriebsrat auf die Variante zurückgreifen, die auch im Betrieb als Standard gilt. Dabei ist drauf zu achten, dass nur berechtige Personen (-gruppen) Zugriff auf die Systeme des Betriebsrats Zugriff bekommen. Eine schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber, in der die Zugriffe geregelt werden soll vor Beginn der Nutzung getroffen werden.

Wenn der Betriebsrat und auch das Unternehmen noch nicht mit Cloud- oder Netzwerksystemen arbeitet, gibt es Alternativen mit eigenen Nutzungsregeln.

Für den Transport von kleineren Datenmengen im Arbeitsalltag können USB-Sticks genutzt werden. Diese sind in einigen Unternehmen nicht gern gesehen oder sogar untersagt, um die Datensicherheit des Unternehmens nicht zu gefährden. Auch hier sollte der BR eine separate Vereinbarung. Mit dem Arbeitgeber treffen.  

Keine einzelne Speicherlösung hält ewig. Deshalb wird oft auf die 3-2-1-Regel gesetzt. Sie bedeutet. Man sollte von wichtigen Daten 3 Kopien, auf 2 verschiedenen Medien haben. Eine davon sollte außer Haus, an einem anderen Ort, aufbewahrt werden.

Dabei hilf der Einsatz einer externen Festplatte, auf der eine laufende Sicherung der Datenbestände („Backup“) stattfindet. Zu empfehlen ist eine weitere externe Festplatte, die irgendwo außerhalb des Betriebsratsbüros diebstahlgeschützt und möglichst auch feuersicher aufbewahrt wird.

Internet und Intranet: Der Betriebsrat muss seinen eigenen Internetanschluss haben! Und wenn es ein Intranet gibt, muss er dazu auch Zugang haben.

Darüber, dass ein Internetanschluss als Informationsquelle für Betriebsräte unverzichtbar ist, gibt es heute keine zwei Meinungen mehr. Verweigert ein Arbeitgeber ihn trotzdem, sollte der Betriebsrat dessen Erforderlichkeit schriftlich und konkret begründen und bis zum Schluss durchfechten.

In fast allen Unternehmen gibt es heute üblicherweise ein Intranet. Ein Intranet ist ein auf ein Unternehmen, eine Organisation beschränktes Netzwerk. Es beruht auf den gleichen technischen Grundlagen wie das Internet. Nur ist der Personenkreis der Teilnehmenden beschränkt auf ein Unternehmen, einen Konzern, eine Organisation.

Das Intranet erscheint heute nicht nur als klassische Webseite, sondern wird vermehrt auch als Mitarbeitenden-App in den Betrieben eingesetzt, sodass sich jede berechtigte Person Zugriff auf die abgelegten Daten hat (z. B. Tarifverträge, Hausordnung, Betriebsvereinbarungen).

Die Informationen, die über das Intranet angeboten und ausgetauscht werden, sind in den einzelnen Unternehmen unterschiedlich. Die Spannbreite reicht vom besseren Telefonbuch bis hin zu hochkomplexen Informations- und Kooperationsnetzwerken, die Beschäftigte in Betrieben auf der ganzen Welt miteinander verbinden.

Der Betriebsrat muss auf jeden Fall dabei sein, nicht nur um sich selbst auf dem Laufenden zu halten. Er kann das Intranet nutzen, um sich zu präsentieren und um den Beschäftigten aktuelle Informationen anzubieten. Besonders in Unternehmen mit GBR und KBR, sollten die Betriebsräte die Möglichkeit nutzen, betriebsübergreifende Betriebsvereinbarungen hineinzustellen.

Der Betriebsrat sollte jederzeit Zugriff auf einen Multifunktionsdrucker (Kopieren/Drucken/Scannen) haben, den entweder nur das Gremium nutzen kann, oder an dem sichergestellt ist, dass Daten nur von der Person abgeholt und eingegeben werden können, die dazu berechtigt ist. Ein Gerät ohne persönliche Bestätigungsfunktion, dass auch noch von anderen Menschen im Unternehmen genutzt wird, ist für den Betriebsrat nicht akzeptabel. Vertrauliche und personenbezogenen Daten könnten sonst durch andere Menschen eingesehen werden. 
Auch bei der Nutzung der Scannfunktion sollten die Daten immer direkt auf dem Laufwerk des Betriebsrats gespeichert werden und nicht in einem allgemeinen Ordner. 
Hilfreich ist hier die Funktion „Scan to Mail“ um die Daten direkt an die berechtigten Personen zu senden. 
Für den Bereich der Öffentlichkeitsarbeit kann es erforderlich sein, dass das Gerät auch in DIN A3 ausdrucken, scannen und kopieren kann.

Die Vorstellung darüber, was für die BR-Arbeit erforderlich ist, hat sich im Laufe der Zeit durch die zunehmende Digitalisierung verändert.

Wenn es um eine Ausstattung des Betriebsratsbüros mit aktueller Informations- und Kommunikationstechnik geht, stellt sich immer und in jedem Fall die Frage: Auf welche Informations- und Kommunikationstechnik hat der Betriebsrat einen Anspruch?

Die Antwort auf diese Frage kann man nicht pauschal beantworten (siehe § 40 BetrVG). Sie hängt vor allem davon ab, was ein konkreter Betriebsrat für eine ordnungsgemäße und effektive Erledigung seiner Aufgaben wirklich braucht.

Nicht alles, was für die BR-Arbeit gewünscht ist, ist auch erforderlich. Aber nur die erforderlichen Sachmittel kann der Betriebsrat im Streitfall gerichtlich durchsetzen.

Wie die Antwort nach der Erforderlichkeit ausfällt, hängt auch von den allgemein (also in Gesellschaft und Unternehmen) vorhandenen technischen Möglichkeiten ab.

Was vom Arbeitgeber an Informations- und Kommunikationstechnik genutzt wird, muss auch dem Betriebsrat zur Verfügung stehen. Ein Betriebsrat muss auf eine technisch zeitgemäße Ausstattung aber nicht verzichten, nur weil der Arbeitgeber diese Technik nicht einsetzt.

Der Betriebsrat muss im Streitfall aber begründen können, warum er seine Arbeit z. B. ohne Internetanschluss nicht mehr vernünftig tun kann.

Genauso verhält es sich mit dem Thema Handy. Einen grundsätzlichen Anspruch für den Betriebsrat gibt es nicht. Es kommt auch heute noch darauf an, ob die Kommunikationsmittel (in welchem Umfang – für jedes BR-Mitglied) für die Betriebsratsarbeit „erforderlich“ sind.

Da sie mittlerweile ein fester Bestandteil in der betrieblichen Kommunikation sind, wird in den meisten Fällen die Erforderlichkeit erfüllt sein. Heute stellt sich (anders als noch vor Jahren) eher die Frage, wie der Betriebsrat das Kommunikationsmittel Handy sinnvoll nutzt und wo er Grenzen setzt.

Da die technischen Entwicklungen immer „im Fluss“ sind, wird es nie ganz klar sein, was für ein bestimmtes Betriebsratsgremium nun als „Standard“ angesehen werden kann und was noch nicht.

Dies ist deshalb von Bedeutung, weil im Prinzip Standardausstattungen beim Arbeitgeber einfach nur angefordert, alle „Extras“ aber sorgfältig begründet werden müssen.

Deshalb ist das in der Praxis vernünftigste Vorgehen: Der Betriebsrat begründet jede Anforderung von Informations- und Kommunikationstechnik möglichst klar und betriebsbezogen.

Über mindestens einen Computer sollte heute jedes Betriebsratsgremium verfügen. Je mehr BR-Gremien ihre (interne) Kommunikation und ihr Ablagesystem digital gestalten, umso wichtiger ist es, dass mehrere BR-Mitglieder einen vom Betrieb zur Verfügung gestellten Computer bekommen. Die Nutzung eines privaten Geräts ist schon aus Datenschutzgründen abzulehnen. Spätestens, wenn ein BR-Gremium in der Geschäftsordnung die Grundlagen für digitale BR-Sitzungen gelegt hat, müssen alle BR-Mitglieder mit der entsprechenden Technik ausgestattet werden. 

Aber was für ein PC sollte es denn sein? Dabei geht es nicht um die Marke, Typ oder irgendwelche Leistungsanforderungen. Es geht zunächst um die Frage, ob für den Betriebsrat 

• ein fest an einem Arbeitsplatz installierter Computer zum Einsatz kommen soll,
• ob es nicht besser ein mobiler PC (Notebook, Laptop) sein sollte und
• ob für die einzelnen BR-Mitglieder ein Tablet ausreicht (oder auch ein Laptop erforderlich ist).

Aus Betriebsratssicht ist die mobile Variante grundsätzlich vorzuziehen. Im Rahmen der Betriebsratsarbeit wird ein PC oft an wechselnden Orten zum Einsatz kommen – sei es während irgendeiner Konferenz, als Hilfsmittel bei einer Verhandlung mit dem Arbeitgeber oder als „Datenstation“ für Präsentationen während einer Betriebsversammlung.

Wenn der Betriebsrat nur einen einzigen PC zur Verfügung hat, sollte dies unbedingt ein mobiler Rechner mit einer Zusatzausstattung für den stationären Betrieb sein!

Mit Dockingstation, zusätzlichem großen Bildschirm, einer weiteren Tastatur und einer Maus lässt sich jedes Laptop schnell in einen vollwertigen Bildschirmarbeitsplatz wandeln.

Auch die Verbindung zu allen Netzwerken, externen Laufwerken, Servern und Clouds (zur Datensicherung) stellt heute kein Problem mehr dar. 

Noch vor Jahren waren es hauptsächlich ergonomische Gründe, die für einen fest installierten Computer sprachen. Diese Argumentation greift heute nicht mehr. 

Auch die Frage nach dem Zweck des Computers sollte der Betriebsrat vorher klären. Ist es ein Gerät, dass überall genutzt werden soll und von dem der Betriebsrat auf alles zugreifen kann? Oder ist es ein Gerät, in dem alle empfindlichen Daten auf dem PC selbst liegen, der nicht mit einem Netzwerk verbunden ist und nur vor Ort genutzt werden kann? 

Es kann also, ja na Nutzung, auch erforderlich sein, dass der Betriebsrat mehrere Geräte hat. 

Standard-Software für den Betriebsrat

Um die BR-Computer auch richtig nutzen zu können, müssen sie mit der erforderlichen Software ausgestattet sein. Die Computerprogramme müssen es dem Betriebsrat ermöglichen, auf digitalem Wege seine Aufgaben zu erfüllen. Dazu gehört …

• Schreib- und Organisationstools
• E-Mails für die Kommunikation
• Ablagesystem für Bearbeitung von Projekten und die Archivierung
• Videokonferenzsoftware, wenn Online-Sitzungen geplant sind.

Jeder Betriebsrat benötigt also Standard-Software für einfache Büroarbeiten, für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und zum Erstellen und Zeigen von Präsentationen.

Auf jeden Fall benötigt wird eine Textverarbeitung (Schriftverkehr, Einladungen, Protokolle, Vereinbarungsentwürfe usw.). Textverarbeitungen bieten meist auch mehr oder weniger ausgefeilte Funktionen zur Erstellung von Drucksachen (wie z. B. Flug- und Faltblätter oder „Zeitungen“).

Für wiederkehrende Berechnungen (z. B. von Wirtschaftsdaten) und eigene Statistiken (z. B. über Unfallhäufigkeiten oder Überstunden) einschließlich der Erstellung von Geschäftsgrafiken ist eine Tabellenkalkulation nützlich. Die Entwicklung dieser Tabellen mit ihren integrierten Berechnungsformeln ist allerdings nicht ganz einfach. Es kann erforderlich sein, dass der Betriebsrat sich in Schulungen das Basiswissen aneignet.

Im Rahmen der Betriebsratsarbeit, etwa auf einer Betriebsversammlung, können Präsentationen sinnvoll eingesetzt werden. Wenn Zahlen verständlich und zentrale Aussagen in ihrer Bedeutung hervorgehoben werden sollen, ist eine Visualisierung ratsam. 

Neben den Standardprodukten für die Büroarbeiten und den auf Kommunikation ausgerichteten Tools gibt es eine Fülle von spezieller Software, die auf eine Vereinfachung und Standardisierung der regelmäßig anfallenden BR-Arbeiten und der Projekte des Betriebsrats abzielen. 

Solche Programme müssen immer an den konkreten Betriebsrat angepasst werden, um hilfreich zu sein. Und sie sind kein Ersatz für die grundsätzliche Festlegung der eigenen Organisation, Abläufe und Schwerpunkte. Nur in Kombination können sie ihre Wirkung entfalten. 

Egal ob es sich um Standard- oder Spezialsoftware handelt, der Betriebsrat sollte sich immer mit der Software und der Technik dahinter vertraut machen. Gerade wenn die betriebliche Realität der BR-Mitglieder nichts mit PC und Software zu tun hat, empfiehlt es sich, sich in den Bereichen schulen zu lassen. Falsche Scheu sorgt für eine hohe Frustration im Umgang mit der Technologie, die dafür gemacht ist, das Gremium zu unterstützen.

Die „elektronische Post“ (E-Mail) ist in so gut wie allen Unternehmen das meistgenutzte Kommunikationsmittel. Sie ermöglicht es, einfach und schnell, Nachrichten zu verschicken und Dokumente und Daten als sogenannten „Anhang“ anzuhängen.

Wenn ein Betriebsrat noch keinen eigenen E-Mail-Anschluss haben sollte, muss er alles daransetzen, diesen so schnell wie möglich zu bekommen.

Eine eigene E-Mail-Adresse des Betriebsrats als Gremium sollte die Worte Betriebsrat und den Namen der Firma in der Adresse haben:
betriebsrat@firmenname.de

E-Mails, die hier eingehen, sind an das ganze Gremium gerichtet. Aufgabe der Person im BR-Vorsitz ist es, sie für die Bearbeitung (z. B. im Rahmen der BR-Sitzung) aufzubereiten. Alle Betriebsratsmitglieder müssen sich mit diesem Medium systematisch vertraut machen (z. B. durch Schulung), und der Betriebsrat muss klare Regeln für die Benutzung vereinbaren!

Eine personenneutrale Adresse fürs Gremium ist schon deshalb sinnvoll, weil …

• sie sichtbar macht, dass die Information an das Gremium (und nicht an ein einzelnes BR-Mitglied) geht,
• es in jedem Gremium (spätestens, wenn die Person im Vorsitz in den Urlaub geht) zum Vertretungsfall durch die Stellvertretung kommt,
• sich eine Kollegin oder ein Kollege nicht unbedingt an den Namen z. B. der Betriebsratsvorsitzenden erinnern wird.

Ein oder mehrere E-Mail-Adressen für den Betriebsrat?

Private E-Mail-Adressen der Betriebsratsmitglieder sollten für Betriebsratszwecke nicht genutzt werden – schon gar nicht, um sich bei Online-Sitzungen in die Anwesenheitsliste einzutragen. 

Führt ein Gremium gelegentlich Online-Sitzungen durch, wird es unvermeidbar sein, dass für jedes BR-Mitglied zusätzliche eine personifizierte, betriebliche E-Mail-Adresse eingerichtet wird. 

Die interne Kommunikation des Betriebsrats gehört nicht an die Öffentlichkeit. Vielmehr sollte der Betriebsrat darauf achten, dass bei der Nutzung von Smartphone und Co. die Datensicherheit nicht außer Acht gelassen wird. Besonders sensibel ist die Nutzung von Messenger-Diensten, die sich nicht an die europäischen Datenschutzstandards halten. Wenn überhaupt sollte sie im Rahmen der BR-Arbeit nur sparsam und ohne Preisgabe von „Geheimnissen“ und „Persönlichem“ genutzt werden.

Im Grundsatz gilt, keine Kommunikation über Wege, die im Gremium nicht abgesprochen sind und zu den Kommunikationswegen des Unternehmens gehören. Wenn der BR einen Messenger-Dienst benutzten möchte, dann muss er vorher die Regeln der Nutzung mit dem Arbeitgeber verhandeln. 

Hinsichtlich der Frage des Datenschutzes und der Datensicherheit, sollte der Betriebsrat bei sich selbst den gleichen Maßstab anlegen, wie er es beim Arbeitgeber tut (oder zumindest tun sollte).