§ 40 BetrVG: Kosten und Sachaufwand des Betriebsrats

Im Prinzip muss der Arbeitgeber sämtliche aus der Betriebsratsarbeit entstehenden Kosten übernehmen.  Das gilt insbesondere für alle Kosten aus der laufenden Betriebsratsarbeit - etwa für: 

• Sitzungen
• Einsatz von Büropersonal (z.B. Protokoll tippen)
• Telekommunikation (z.B. Internetnutzung)
• Information der Belegschaft (z.B. durch Infobretter und Fotokopien)
• Erstellung und Betrieb von Betriebsratszeitungen und -Websites
• Übersetzungsarbeiten (zur Information ausländischer Arbeitnehmer:innen)
• Porto für Versand von Briefen
• Kosten für Betriebsversammlungen
• Technische Hilfsmittel (Beamer)

Es gilt aber auch für Kosten für:

• die Durchführung von Rechtsstreitigkeiten (Vertretung durch einen Anwalt)
• Einigungsstellenverfahren
• die Beratung durch einen externen Sachverständigen. (In diesem Fall ist aber eine vorherige Verständigung mit dem Arbeitgeber nötig - siehe § 80 Abs. 3 BetrVG.

Die Kostenübernahmepflicht gilt ebenso für alle persönlichen Aufwendungen einzelner Betriebsratsmitglieder, soweit diese im Rahmen einer erforderlichen Betriebsratstätigkeit entstanden sind - etwa für:

• Schulungs- und Tagungsteilnahmen
• Dienstfahrten (z.B. zur Betreuung von Außenstellen)

In seltenere Fälle können auch …

Folgekosten eines Verkehrsunfalls, wenn  die Benutzung des Privat-PKW erforderlich war, um eine Betriebsratsaufgabe auszuführen, und

Kosten für eine Kinderbetreuung, wenn diese erforderlich war, um z.B. an einer Betriebsratssitzung außerhalb der persönlichen Arbeitszeit teilzunehmen, dazugehören.

Entscheidend ist dabei immer, dass die vom Arbeitgeber zu übernehmenden Kosten für eine ordnungsgemäße Betriebsratsarbeit “erforderlich” sind oder waren! 

Neben den Kosten aus der laufenden Betriebsratsarbeit (§ 40 Abs. 1 BetrVG) hat der Betriebsrat auch Anspruch darauf, dass ihm der Arbeitgeber all das zur Verfügung stellt, was sonst noch für eine ordnungsgemäße Betriebsratsarbeit benötigt wird. Der Arbeitgeber muss auch dafür die Kosten übernehmen. 

Das Betriebsratsbüro

Der Anspruch auf Bereitstellung von einem oder mehreren Räumen für die Betriebsratsarbeit ergibt sich …

• aus der Größe des BR-Gremiums
• aus der Anzahl der freigestellten BR-Mitglieder
• der Erforderlichkeit und dem Einsatz von Büropersonal bzw. Assistenz des Betriebsrats.

Die Räume müssen den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung über Büroräume entsprechen. Dies gilt insbesondere für die Größe, Beleuchtung und Belüftung.

Aber auch auf die Lage des Büros kommt es an. Das Betriebsratsbüro soll auf dem Betriebsgelände liegen und von den Arbeitnehmer:innen leicht und ungehindert erreichbar sein. Lagen wie in der hintersten Ecke des Kellers oder eingebettet in der Personalabteilung sind abzulehnen. Sie führen dazu, dass die Kommunikation zwischen Betriebsrat und Belegschaft systematisch behindert wird. 

Allein der Raum macht noch kein funktionierendes Büro. Es braucht ….

• den Aufgaben angemessenes Mobiliar
• Büroausstattung wie Computer (mit den erforderlichen Programmen), Informations- und Kommunikationstechnik (von Telefon bis Internet),
• Fachliteratur
• evtl. auch eigenes Personal und vieles mehr.

Durch Einbeziehen der betrieblichen Umstände ergibt sich schließlich die Unterscheidung zwischen 

• der Normalausstattung eines (Betriebsrats-)Büros (die ohne weitere Begründung angefordert werden kann) und
• einer Ausstattung, die nicht für jeden Betriebsrat erforderlich ist (und deshalb extra begründet werden muss).

Allgemeiner Konsens ist, dass es sich bei Büromaterial, eine Mindestausstattung mit Informations- und Kommunikationstechnik (Telefon, IT-Ausstattung, …), (verschließbare) Schränke, Schreibtische um Elemente einer Normalausstattung handelt, die für jeden Betriebsrat erforderlich ist. 

Eine solche Normalausstattung muss vom Arbeitgeber in jedem Fall bereitgestellt (und bezahlt) werden.

Das verhindert leider nicht, dass es (gerade bei gegründeten BR-Gremien) immer mal wieder Meinungsverschiedenheiten und Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber gibt. Hier sind Ausdauer und Hartnäckigkeit des Betriebsrats unerlässlich.

Büroausstattung, Informations- und Kommunikationstechnik

Das digitale Büro ist heute aus der Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Auch für Betriebsräte wird es immer mehr zur Normalität. Für das „Tagesgeschäft“ des Betriebsrats und den damit verbundenen Datenaustausch zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, ist die Ausstattung des Betriebsrats mit moderner IT-Technik mehr und mehr erforderlich. Das führt dazu, dass sich auch die Anforderungen an eine Normalausstattung eines (Betriebsrats-)Büros ändern. Was vor Jahren noch also als Extra begründet werden musste, ist heute normaler Alltag – eine sinnvolle Arbeit „ohne“ oft nicht mehr möglich.

Zu einer Standard-IT-Ausstattung gehören heute in jedem Fall:

• ein Personal-Computer (PC) mit
• üblicher Standard-Bürosoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation)
• ein Internet- / Intranetanschluss sowie
• ein Drucker (auch mit Scannerfunktion)

Hier geht es nicht um die Frage, ob der Betriebsrat darauf einen Anspruch hat, sondern höchstens in welchem Umfang dies im konkreten Fall erforderlich ist.

Zur extra zu begründender Ausstattung gehört vor allem die Informations- und Kommunikationstechnik, die über die oben genannte Grundausstattung hinausgeht – dazu einige Beispiele:

• speziellere Geräte mit mehr als den notwendigen Funktionen
• Smartphones für einzelne oder alle Betriebsratsmitglieder
• Laptops oder Tablets für einzelne oder alle Betriebsratsmitglieder
• spezielle Betriebsrats-Software etwa zur Unterstützung der Sitzungsorganisation 

Zu der erforderlichen Ausstattung mit IT-Technik gehören für viele Gremien heute die notwendige Hard- und Software, um bei außergewöhnlichen Situationen im Sinne des § 30 BetrVG Sitzungen als Videokonferenz durchführen zu können. Hat sich der Betriebsrat zu gelegentlichen digitalen Sitzungen entschieden (und dies in einer Geschäftsordnung festgeschrieben) muss der Arbeitgeber alle Betriebsratsmitglieder mit Hard- und Software ausstatten, um die nötige Datensicherheit gewährleisten zu können.

Bei Anforderungen, die über den Normalstandard hinausgehen, muss der Betriebsrat in seinem Anforderungsbeschluss konkret, praxisorientiert und im Detail begründen, warum er ohne diese Ausstattung seine gesetzlichen Aufgaben nicht oder nur unzureichend erledigen könnte. Ein solcher Grund kann auch sein, 

• dass der Arbeitgeber diese Mittel üblicherweise nutzt,
• und dass der Betriebsrat ohne sie nicht angemessen auf Augenhöhe kommunizieren bzw. sich einbringen kann (Stichwort "Waffengleichheit"). 

Bereitstellung von Personal

Der Umfang, in dem der Betriebsrat Anspruch auf Büropersonal hat, hängt allein davon ab, was im konkreten Betrieb für die ordnungs- und pflichtgemäße Durchführung der Betriebsratsarbeit für erforderlich gehalten werden darf. Der Betriebsrat muss eine entsprechende Anforderung von Personal also immer konkret betriebsbezogen begründen! 

Möglich ist sowohl eine stundenweise wie auch eine Vollzeitbeschäftigung. 

Dabei ist zu beachten: 

Dass es freigestellte Betriebsratsmitglieder und / oder PC-Kenntnisse bei Betriebsratsmitgliedern gibt, macht die Bereitstellung von Büropersonal nicht grundsätzlich überflüssig!

Neben Büropersonal können bei sehr großen Betriebsratsgremien auch sogenannte wissenschaftliche Mitarbeiter für die Unterstützung der Betriebsratsarbeit erforderlich sein - das können z.B. sein:

• Juristen
• IT-Spezialisten
• Arbeitswissenschaftler

Fachliteratur

Auch Fachliteratur gehört zu den Mitteln, die der Arbeitgeber dem Betriebsrat für seine Arbeit zur Verfügung stellen muss. Die Frage, welche spezielle Fachliteratur im Sinne des § 40 BetrVG erforderlich ist, hängt von den konkreten Themen und Problemen ab, mit denen sich der Betriebsrat befasst. 

Die Auswahl der konkreten Literatur zu den relevanten Themen obliegt alleine dem Betriebsrat. Er bestimmt, welche Bücher oder Zeitschriften, mit welcher inhaltlichen Ausrichtung, er für seine Arbeit nutzen will. Auf eine Mitbenutzung der beim Arbeitgeber eventuell vorhandenen (z.B. arbeitsrechtlichen) Fachliteratur muss sich der Betriebsrat nicht einlassen! 

Eine Mindestausstattung an Fachliteratur wird jeder Betriebsrat brauchen – und zwar unterteilt in das, was

• jedes einzelne Betriebsratsmitglied selbst haben sollte,
• was in größeren Betriebsräten mehrfach vorhanden sein sollte, und
• was nur einmal im Betriebsratsbüro vorhanden sein muss.

Der Arbeitgeber muss die Fachliteratur dem Betriebsrat allerdings lediglich zur Nutzung überlassen. Sie bleiben Eigentum des Arbeitgebers. Das bedeutet, dass über die Vernichtung veraltete Kommentarausgaben letztlich der Arbeitgeber entscheidet. 

Der übliche Weg im § 40 BetrVG ist, dass der Betriebsrat einen entsprechenden, ordnungsgemäßen Beschluss fasst, und diesen dem Arbeitgeber mitteilt. Wichtig ist es dabei keine formalen Fehler (rund um die Sitzung) zu machen. Darf der Arbeitgeber eine Begründung der Erforderlichkeit erwarten (weil die Anforderungen z.B. über ein Standardmodell hinausgehen), wird der Betriebsrat die Erforderlichkeit darlegen.

In einigen außergewöhnlichen Fällen kann der Betriebsrat verpflichtet sein, sich zunächst mit dem Arbeitgeber zu verständigen (z.B. Sachverständiger nach § 80 Abs. 3 BetrVG). Aber selbst wenn ihm dabei Fehler unterlaufen sind, bleibt der grundsätzliche Kostenerstattungsanspruch (bei bestehender Erforderlichkeit) bestehen.

Nach der Information an den Arbeitgeber wird der Beschluss umgesetzt. Das bedeutet z.B. ….

• ein BR-Mitglied fährt zu einem Seminar - § 37 Abs. 6 BetrVG und der Arbeitgeber übernimmt die notwendigen Kosten, indem er Rechnungen begleicht und dem Betriebsrat z.B. die Fahrkosten erstattet.
• Oder der Arbeitgeber bestellt für alle BR-Mitglieder neue Kommentare des BetrVG und überlässt sie dem Betriebsrat zur Nutzung.

Der Betriebsrat muss den Sachaufwand und die Kosten betreffend also keine "Genehmigung" durch den Arbeitgeber einholen. Er sollte aber immer nachhaken, wenn der Arbeitgeber auf einen Beschluss des Betriebsrats nicht reagiert (wenn er sich z.B. zu einem geplanten Seminarbesuch nicht äußert). 

Wenn ein Betriebsratsmitglied nach einem Beschluss des Betriebsrats persönlich in Vorkasse geht, ist es immer ratsam zu klären, dass der Arbeitgeber die Kosten pflichtgemäß erstatten wird. Anderenfalls müsste man im ungünstigsten Fall auf das Geld warten, bis das Gericht den Arbeitgeber zur Zahlung verpflichtet, was einige Zeit dauern kann.

Können Arbeitgeber und Betriebsrat ihren Streit über die Erforderlichkeit (von Sachmitteln) und Kostenübernahme nicht durch Verhandlungen beenden, kann und muss dies in einem Beschlussverfahren durch das Arbeitsgericht geklärt werden. Um die erforderlichen Sachmittel dann auch zu erhalten, bleibt dem Betriebsrat oft nichts anderes übrig als die Erforderlichkeit gerichtlich feststellen zu lassen.

Da der Betriebsrat bei seinen Entscheidungen über die Erforderlichkeit von Kosten einen Entscheidungsspielraum hat (und haben muss) wird das Arbeitsgericht immer überprüfen, ob der Betriebsrat ….

• die Erforderlichkeit darlegen kann,
• zur Zeit seines Beschlusses die strittigen Kosten mit nachvollziehbaren Gründen für erforderlich halten durfte oder nicht,
• den ihm zustehenden Entscheidungsspielraum genutzt oder überschritten hat und
• ob der Betriebsrat auch beweisen kann, dass er alles ordnungsgemäß beschlossen hat.

Diesen Weg geht kein Betriebsratsgremium gerne. Leider ist er manchmal notwendig. Betriebsräte benötigen der konkreten Situation angemessene Sachmittel, um ihre Aufgaben nach dem Betriebsverfassungsgesetz erfüllen zu können.