1. Räume für die BR-Arbeit
Welche Voraussetzungen das Betriebsratsbüro erfüllen sollte

Fragt jemand im Betrieb nach dem Betriebsrat, wird er üblicherweise auf das Betriebsrats-Büro verwiesen. Der Raum, an dem man regelmäßig vorbeikommt, den man betreten kann und wo man sich willkommen fühlt, ist für die Belegschaft der ständig sichtbare Teil der BR-Arbeit. Deshalb ist es auch nicht egal, wo dieser Raum liegt, wie er ausgestattet ist und welche Form der Kommunikation dort gepflegt wird.

Das Betriebsrats-Büro muss unbedingt zentral im Betrieb gelegen sein - und zwar zentral für die Mehrheit der Beschäftigten!

Ein Betriebsrats-Büro sollte nie am Rande des Geschehens, irgendwo ganz weit oben, oder in unmittelbarer Nähe des Chefbüros liegen.

Baut der Arbeitgeber oder der Betriebsrat Barrieren (wie weite Wege, eine ungewohnte Umgebung oder vorbei an Leuten, die den Besuch beim Betriebsrat registrieren oder kontrollieren könnten) auf, dann sollte er sich nicht wundern, wenn eher wenige Kolleginnen und Kollegen mit Problemen und Fragen zu ihm kommen.

Die Arbeitgeber bieten dem Betriebsrat manchmal ein BR-Büro an einem eher ungünstigen Standort, aber mit entsprechend hohem Komfort an. Wichtiger als besonders viel Platz und eine komfortable Ausstattung ist die räumliche Nähe zur Belegschaft.

Das Betriebsrats-Büro muss unbedingt ein geschützter Raum mit einer vernünftigen Atmosphäre sein.

Vielen Kolleginnen und Kollegen kostet es Überwindung ins BR-Büro zu gehen. Wenn sie sich dann endlich dazu entschlossen haben, ist es wichtig, dass sie dann auch in einen geschützten Raum kommen.

Ein Betriebsrats-Büro darf nicht hellhörig sein. Wenn jemand vorbeigeht, dürfen keine Geräusche nach außen (weder in den Flur noch in Nachbarräume) dringen. Es muss vor Blicken von außen abgeschirmt sein. Es darf keine Glaswände und keine durchsichtige Glastür haben. Auch auf die Ausrichtung von Fenstern ist zu achten. Liegt das Fenster des BR-Büros im Erdgeschoss und mit Blick auf den Weg zur Kantine oder zu den Sozialräumen, braucht es unbedingt einen Sichtschutz (gegen Sonne und gerade unpassende Einblicke).

Jedes Gremium muss sich natürlich überlegen, wie es den anfallenden Tätigkeiten (von der täglichen Büro-Arbeit, über die vertraulichen Gespräche, bis zu größeren Besprechungen) Raum gibt. In der Praxis ergeben sich abhängig von den Besonderheiten des Betriebes und der Größe des Betriebsrats unterschiedliche Erscheinungsbilder der BR-Räumlichkeiten. Kein Gremium sollte unterschätzen, welche Bedeutung die Optik des BR-Büros bzw. der BR-Infrastruktur auf die Bereitschaft der Kolleg:innen hat, sich dem Betriebsrat anzuvertrauen.

Anzustreben ist: Das Büro sieht genauso aus wie alle Büros in der Verwaltung. Man sieht, dass dort strukturiert und mit System gearbeitet wird.

Es geht eben nicht nur um die Funktionalität des BR-Büros. Auch der erste Eindruck, der entsteht, wenn man zum Betriebsrat geht, ist von Bedeutung. Besonders dann, wenn es darum geht, ob der Betriebsrat im Betrieb, als kompetente und vom Arbeitgeber getrennte Institution sichtbar und erreichbar ist.

Das Betriebsratsbüro muss unbedingt zu verlässlichen Zeiten besetzt und für die Kolleg:innen offen sein.

Ein Raum entfaltet erst seine Wirkung, wenn er auch genutzt und bespielt wird. Grundsätzlich gilt, der Betriebsrat muss im Arbeitsalltag für alle Kolleginnen und Kollegen immer sichtbar und erreichbar sein.

Wie Erreichbarkeit über Telefon, Zeiten der offenen BR-Büro-Tür und Sprechstunden sinnvoll organisiert werden kann, ist von Betriebsrat zu Betriebsrat sehr unterschiedlich.

Sollte ungestörtes Arbeiten im BR-Büro nicht möglich sein (z. B. weil sich drei Freigestellte ein Büro teilen), stellt sich schon aus Gründen des Gesundheitsschutzes (Stichwort Gefährdungsbeurteilung) die Frage nach einem zweiten Raum.

Homeoffice kann nur in Ausnahmefällen sinnvoll sein. Als Dauerarbeitsort für BR-Vorsitzende ist Homeoffice nur dann sinnvoll, wenn eine Mehrheit der Belegschaft (und der Personalabteilung) fast ausschließlich im Homeoffice und oder im Außendienst arbeitet. Der Betriebsrat muss dort präsent sein, wo die Belegschaft ist! Und auch der regelmäßige Kontakt mit dem Arbeitgeber (z.B. der Personalabteilung und der Geschäftsführung) muss niederschwellig möglich sein.

Erforderliche Sachmittel muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Verfügung stellen (§ 40 BetrVG). Aufgrund seiner Aufgaben nach dem Betriebsverfassungsgesetz benötigt jeder Betriebsrat für seine Arbeit unterschiedliche Orte und Räume. 

Für die regelmäßigen BR-Sitzungen (und die Sitzungen der Ausschüsse) benötigt er einen Besprechungsraum, in dem Platz für alle BR-Mitglieder (und ihre Gäste) ist.

Für die BR-interne Kommunikation braucht es reale und digitale Räume, die ohne große Vorbereitung spontan bei Bedarf zur Verfügung stehen. Sie sind wichtig für die Zeit zwischen zwei regelmäßigen BR-Sitzungen und wichtig, um als einzelnes BR-Mitglied sich vorbereiten zu können und übernommene Aufgaben zu erledigen.

Für vertrauliche Gespräche mit Kolleg:innen braucht es Orte, an denen die einzelnen BR-Mitglieder zu vertraulichen Gesprächen verabreden und zurückziehen können.

Für die tägliche Büroarbeit (Informations-, Schreib-, Organisations- und Verwaltungsarbeiten) durch den oder die BR-Vorsitzende und die Freigestellten sind Büro-Arbeitsplätze erforderlich.

Oft können all diese Anforderungen nicht mit einem einzigen Raum, dem BR-Büro, erfüllt werden. Dann muss auch der Betriebsrat (zunächst) Prioritäten setzen.

Da die alltägliche Betriebsratsarbeit zu einem großen Teil außerhalb der Sitzungen stattfindet, sollten gerade neu gegründete Gremien sich als Erstes um ein gut ausgestattetes BR-Büro (bzw. einen entsprechenden Arbeitsplatz) kümmern. 

Jedes Gremium braucht klassische Büroarbeitsplätze um …

• Post zu erledigen, Schriftverkehr abzuwickeln, andere Schreibarbeiten zu machen,
• Sitzungen, Besprechungen und Verhandlungen vorzubereiten, Protokolle zu schreiben
• Unterlagen durchzuarbeiten und Aushänge anzufertigen
• ungestört Telefongespräche innerhalb des Betriebs wie auch nach außerhalb, z. B. mit der Gewerkschaft, zu führen.

Das BR-Büro muss genügend Platz bieten für einen oder auch mehrere nach funktionalen und ergonomischen Gesichtspunkten eingerichtete Bildschirm- und Büroarbeitsplätze! Und er muss über die heute üblichen Vernetzungsmöglichkeiten verfügen. Das Büro muss abschließbar sein – nur BR-Mitglieder haben einen Schlüssel.

Ein Blick in die Arbeitsstättenverordnung kann dem BR hier helfen, das Büro nach diesen Vorgaben zu planen und zu gestalten. Auch schon existierende Büros können so überprüft werden und müssen bei Nichteinhaltung durch den Arbeitgeber so verändert werden, dass sie passen. 

Jedes BR-Büro sollte die Möglichkeit bieten, mit ratsuchenden Arbeitnehmenden ein vernünftiges Gespräch führen zu können. Sollte für eine separate Sitzecke kein Platz sein, bieten sich moderne Raumkonzepte und Möbel an, die unterschiedlich nutzbar sind. Mindestens muss es einen Besucherstuhl geben, der bequem ist und genauso hoch wie der Stuhl, auf dem das BR-Mitglied sitzt.

Für große Gremien ist es selbstverständlich, dass sie über eigene Besprechungsräume verfügen. Für kleine oder mittlere Betriebsratsgremien ist er eventuell nicht unbedingt erforderlich. In vielen Betrieben gibt es heute ein Buchungssystem für Besprechungsräume, in dem auch der Betriebsrat Räume für Sitzungen reserviert. 

Ist der zur Verfügung stehende Platz im BR-Bereich zu gering, sollte für die wöchentliche BR-Sitzung lieber ein allgemeiner Besprechungsraum dauerhaft für feste Sitzungstermine reserviert werden, als noch einen Konferenztisch ins BR-Büro hineinzuquetschen. 

Sollte im Betrieb nicht genügend Platz für die Sitzungen sein, muss der Arbeitgeber einen externen Besprechungsraum, für die Zeit der Sitzungen, zur Verfügung stellen. Das BR-Gremium kann sich auch selbst einen Raum suchen und diesen, nach Absprache mit dem Arbeitgeber, buchen. Hierbei bietet es sich an, auch mal in den örtlichen Gewerkschaftshäusern nachzufragen. Oft haben diese Sitzungsräume, die allen Vorgaben entsprechen und die den BR-Gremien zur Verfügung stehen.