7. Das Sitzungsprotokoll
Wer es führt, was festgehalten wird und wie es übersichtlich bleibt

Protokoll schreiben

Von jeder Sitzung des Betriebsrats muss eine Sitzungsniederschrift (Protokoll) angefertigt werden. Wer das genau übernehmen soll, liegt im Entscheidungsbereich des Betriebsrats.  Das BetrVG kennt keine Schriftführer oder Schriftführerinnen. Es wäre also auch möglich, dass die Schriftführung in jeder BR-Sitzung von einem anderen BR-Mitglied übernommen wird.

In der Praxis ist es so, dass die meisten Betriebsratsgremien eine Schriftführerin, einen Schriftführer und ggf. Vertretungen gewählt haben. Diese Lösung ist in den meisten Fällen optimal, denn die Qualität von Protokollen wird besser, je mehr Routine, die für die Schriftführung Verantwortlichen im Laufe der Zeit bekommen.

Im Prinzip kann jedes Mitglied des Betriebsrates mit der Schriftführung betraut werden. Diese Aufgabe sollte allerdings nicht von dem oder der Betriebsratsvorsitzenden gemacht werden. Die Moderation der Sitzung erfordert bereits eine hohe Konzentrationsleistung.

Schreibkraft des Betriebsrats

Im Rahmen von § 40 BetrVG wäre es auch möglich, eine Schreibkraft für den Betriebsrat zu beschließen, sofern dies erforderlich ist. Die Schreibkraft könnte dann auch das Protokollieren der Sitzungen übernehmen.

Bei großen Betriebsratsgremien ist in der Regel eine eigene Assistenz für die Büroarbeit des Betriebsrats unverzichtbar. Soll sie auch Protokoll schreiben, muss sie sich selbstverständlich auch in der Betriebsratsarbeit auskennen und wissen, worauf es in einer Sitzungsniederschrift ankommt.

Das Protokollieren einer BR-Sitzung setzt Fachkenntnisse voraus (Was ist wichtig? Was kann weg?). Egal ob es sich um ein Mitglied des Betriebsrates oder eine Schreibkraft handelt, sollte diese sich speziell weiterbilden, um die Bedürfnisse des Gremiums mit dem Protokoll zu erfüllen.

Die Hinzuziehung einer Schreibkraft entbindet den Betriebsrat nicht von seiner Pflicht, für die Richtigkeit des Protokolls zu sorgen und dies mit den Unterschriften des oder der Betriebsratsvorsitzenden und eines weiteren Mitglieds zu bestätigen.

Niederschrift unterschreiben

Die fertige Sitzungsniederschrift benötigt immer zwei eigenhändige Unterschriften, die des oder der Betriebsratsvorsitzenden bzw. der Stellvertretung (Nur bei Abwesenheit des Vorsitzes) und die eines weiteren Betriebsratsmitglieds (in der Regel Schriftführer:in).

Die unterschriebene Sitzungsniederschrift bekommt damit den Charakter einer Privaturkunde (§ 416 ZPO). Sie dient als Nachweis der Ordnungsmäßigkeit und Rechtmäßigkeit der Beschlüsse des Betriebsrats. Die Sitzungsniederschrift ist zudem eine Urkunde im strafrechtlichen Sinne und kann Gegenstand einer Urkundenfälschung sein, wenn sie verfälscht wird oder eine unechte oder verfälschte Urkunde gebraucht wird.

Unterschriebene Sitzungsniederschriften dürfen niemals geändert werden, denn ansonsten gilt es als Urkundenfälschung. Ergänzungen werden, in der nächsten BR-Sitzung, schriftlich eingereicht und als eigenes Dokument der Sitzungsniederschrift beigefügt.

Niederschrift aufbewahren

Jedes Betriebsratsmitglied hat das Recht, alle Protokolle zu lesen und in alle anderen Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit Einblick zu nehmen.

Es muss das Ziel des Betriebsrats sein, dass alle das Ablagesystem des Betriebsrats kennen und in der Lage sind, jederzeit die gesuchten Unterlagen (z.B. Sitzungsniederschriften oder Betriebsvereinbarungen) wiederzufinden. Mittlerweile haben die meisten Gremien ihre Unterlagen zusätzlich digitalisiert, sodass am PC oder Laptop schnell das Gesuchte zu finden ist. Aber auch hier muss es eine Vereinbarung geben wann, was, wo abgelegt wird und verfügbar ist.

Trotzdem braucht es für die Niederschrift einen „echten“ Aktenordner. Dort sind die fertigen Sitzungsniederschriften zusammen mit der Einladung, Tagesordnung und Anwesenheitsliste abzuheften.

Wir empfehlen, dass der Betriebsrat ein System (z. B. ein Inhaltsverzeichnis, dass die Beschlüsse nach Datum und Thema aufführt) schafft, damit auch länger zurückliegende Beschlüsse bei Bedarf möglichst einfach gefunden und hervorgeholt werden können. Eine zusätzliche Beschlussnummerierung und eine Datei in der diese Aufgeführt sind, erleichtert das Auffinden von alten Beschlüssen, auch wenn diese schon mehrere Amtszeiten zurückliegen. 

Was in ein Protokoll hineingehört, dafür gibt es rechtliche Vorgaben.

Zunächst müssen einige „technische“ Daten festgehalten werden:

• Datum der Sitzung
• Liste aller anwesenden Betriebsratsmitglieder mit persönlicher Unterschrift (wichtig für den Nachweis der Beschlussfähigkeit)

Empfohlen ist diese Daten, zur Nachverfolgung, zu erweitern um:

• Uhrzeit des Beginns und des Endes der Sitzung
• Sitzungsleitung
• Schriftführung der Sitzung

Hat eine Sitzung online stattgefunden (oder haben einzelne Betriebsratsmitglieder online teilgenommen), müssen die Teilnehmenden in Textform (also z. B. per E-Mail) ihre Teilnahme gegenüber dem BR-Vorsitz bestätigen. So tragen sie sich in die Anwesenheitsliste ein. Diese Erklärung muss dann an das Protokoll angehängt werden.

Außerdem sollte am Beginn des Protokolls festgehalten sein:

• Tagesordnung und eventuelle Änderungen (mit Beschluss)
• Einwendungen zur Niederschrift der letzten Sitzung

Von jedem Beschluss, der in der Sitzung gefasst wird, muss mindestens festgehalten sein:

• Wortlaut des Beschlusses
• Abstimmungsergebnis mit genauer Zahl der Ja- und Nein-Stimmen (und der Enthaltungen)

Die Sitzungsniederschrift muss über den gesamten Sitzungsverlauf angefertigt werden. Aus dem Protokoll muss hervorgehen, welche Themen behandelt wurden, welche Beschlüsse der Betriebsrat gefasst (oder abgelehnt) hat, welche Themen man möglicherweise vertagt hat.

Mehr als nur den Mindeststandard

Vom eigentlichen Inhalt einer Betriebsratssitzung nur den Wortlaut des gefassten Beschlusses und das Abstimmungsergebnis festzuhalten, ist natürlich viel zu wenig.

Die Sitzungsniederschrift stellt einen Erinnerungswert dar. Die anwesenden Betriebsratsmitglieder können unter Umständen nach geraumer Zeit, z. B. mehreren Monaten oder Jahren, nicht mehr im Einzelnen nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt, unter welchen Rahmenbedingungen und nach welchem Diskussionsstand welcher Beschluss gefasst wurde.

Deswegen ist es sinnvoll, das Protokoll so umfassend wie nötig auszugestalten.

Auch in einer arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzung, in der die Sitzungsniederschrift als Beweismittel eingebracht wird, ist es gut, ein aussagekräftiges Protokoll zu haben.

Betriebsratsmitglieder, die aus persönlichen oder betrieblichen Gründen an der Sitzung nicht teilnehmen konnten, sind auf eine ausführliche Sitzungsniederschrift angewiesen. Sie stellt für diese Personen häufig die einzige Informationsquelle dar.

Ein aussagekräftiges Protokoll sollte von jedem Tagesordnungspunkt/Thema die wichtigsten Fakten und Informationen sowie Meinungen, Argumente und Ideen enthalten!

Wir empfehlen so viel wie nötig zu protokollieren, damit später der Diskussionsstand und die Entscheidungen des Gremiums noch nachvollziehbar sind, aber kein Wortprotokoll anzufertigen. Das Protokoll ist dann ausführlich genug formuliert, wenn sich auch ein länger abwesendes Betriebsratsmitglied durch das Protokoll einen guten Überblick verschaffen kann.
Aus einer Diskussion die Essenz zu ziehen, braucht Übung. Wir empfehlen, dass ihr im Gremium darüber sprecht, ob das Protokoll ausreichend informiert oder ob beim nächsten Mal etwas genauer beschrieben sein soll. Hilfreich sind hier die BR-Mitglieder und Ersatzmitglieder, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben.

Arbeitsaufträge vergeben und notieren

Auf jeden Beschluss des Betriebsrates folgen weitere Arbeitsschritte, die erledigt werden müssen (z. B. Information des Arbeitgebers, Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen, Erarbeitung von Entwürfen).

Die verabredeten Schritte, Verantwortlichkeiten und Arbeitsaufträge sollten im Protokoll festgehalten werden. So kann die Sitzungsniederschrift als Kontrollinstrument helfen, die Erledigung der verabredeten Arbeitsschritte zu überprüfen.
Tipp: Markiert Arbeitsaufträge im Protokoll farblich, so kann die lesende Person schnell erkennen, wo diese Aufträge stehen und ob sie selbst etwas zu erledigen hat. 

Es muss gelingen, die wirklich wichtigen Diskussionsinhalte in knappen Formulierungen zusammenzufassen. Vor allem aber muss der Aufbau des Protokolls übersichtlich sein. Das gilt sowohl für die Gesamtgestaltung als auch für die Strukturierung der einzelnen auch Tagesordnungspunkte.

Damit der oder die Protokollführende nichts Wichtiges vergisst, sollte ein festes Schema anfertigt und genutzt werden. Es eignet sich sowohl für die Moderation eines Tagesordnungspunkts als auch für die Schriftführung.

In einer Stammdatei können alle wesentlichen Elemente einer Niederschrift im Computer bereits angelegt sein. Sie können dann während der Sitzung (oder auch danach) ausgefüllt werden.

Für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt bietet sich folgende Struktur an:

• Tagesordnungspunkt (aussagekräftiger Titel, z. B. „Beschlussfassung über die beantragte Mehrarbeit im Lager …“)
• Kurzbeschreibung des Themas
• Diskussionspunkte
• Wortlaut des Beschlusses
• Abstimmungsergebnis
• Arbeitsaufträge

Einzelne Diskussionsbeiträge können zusammengefasst werden.

Auch Pro- und Contra-Gegenüberstellungen können für die Übersichtlichkeit im Protokoll sinnvoll sein.

Redebeiträge gibt man in der Regel nicht in wörtlicher Rede wieder, sondern in gekürzter Form in indirekter Rede.

Natürlich haben einzelne Betriebsratsmitglieder das Recht, dass ihre wörtlichen Zitate oder persönliche Erklärungen im Protokoll aufgenommen werden. Solche Erklärungen dienen unter Umständen als Schutz für einzelnen Betriebsratsmitglieder. Grundsätzlich sollte aber mit der Aufnahme von wörtlichen Zitaten sparsam umgegangen werden. Sollte ein Mitglied des Betriebsrats ein wörtliches Zitat im Protokoll wünschen, kann er oder sie dies immer noch als Einwendung zum Protokoll in der nächsten Sitzung mit einreichen.