3. Versammlung vorbereiten
Themen finden, den Ablauf planen und Aufgaben im Gremium verteilen

Die Themen für die Betriebsversammlung ergeben sich oft im Laufe der Zeit durch die alltägliche BR-Arbeit. Um sie nicht bis zur Planung der nächsten Betriebsversammlung zu vergessen, ist es sinnvoll, sie immer sofort aufzuschreiben. 

Grundsätzlich sollte jedes BR-Gremium eine ständige Liste pflegen, auf der mögliche Themen und Schwerpunkte für zukünftige Betriebsversammlungen gesammelt werden. 

Im Idealfall hat der Betriebsrat durch eine ständige Ideensammlung immer genügend (auch neue) Themen für seine vierteljährlichen Betriebsversammlungen. 

Wo so wenig passiert, dass diese Vorgehensweise nicht funktioniert, muss ein bisschen strategischer vorgegangen werden. Sobald der Termin für die Betriebsversammlung feststeht, sollte der Betriebsrat aktiv auf die Kolleginnen und Kollegen zugehen und sie fragen, welche Themen ihnen auf den Nägeln brennen.

Auf einer Ein-Thema-BR-Sitzung (ca. 2 bis 3 Wochen vor der Versammlung) sollte der Betriebsrat dann die konkreten Themen (die Tagesordnung) für die kommende Betriebsversammlung verbindlich festlegen. 

Eine sehr kurzfristig thematische Umplanung kann allerdings nötig werden, wenn für den Betriebsrat Maßnahmen des Arbeitgebers mit (zu befürchtenden) weitreichenden Auswirkungen für den Betrieb und die Belegschaft erst sehr kurzfristig sichtbar werden.

Eine Ein-Thema-Betriebsratssitzung wird einberufen! Einziger Tagesordnungspunkt ist „Die Tagesordnung und der Ablauf der nächsten Betriebsversammlung“.

In einem ersten Schritt sammelt der Betriebsrat in dieser Sitzung alle Themen, die in der Betriebsversammlung angesprochen werden sollen, können oder müssen. Man packt Themen auch wieder in den Themenspeicher (die Schatzkammer) für das nächste Mal zurück.

Man legt fest, welche Themen im Routinebericht angesprochen werden und was mögliche Schwerpunktthemen sein könnten. Man formuliert aussagekräftige Überschriften für die Tagesordnung/ die Einladung.

Man überlegt, welche Richtungen für die Beiträge des Arbeitgebers und der Gewerkschaft sinnvoll wären. Man formuliert auch hierfür aussagekräftige Überschriften für Tagesordnung bzw. Einladung.

Die einzelnen Tagesordnungspunkte werden dann in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Abhängig von den Problemen und Themen der Betriebsversammlung ergibt sich so jedes Mal ein anderer optimaler Ablauf der Betriebsversammlung.

Der Betriebsrat überlegt, zu welchem dieser Themen an welcher Stelle ein zusätzlicher Rednereinsatz (z. B. durch externe Referent:innen) sinnvoll wäre. 

Man überlegt, wann die Aussprachen zu Berichten, Reden und Stellungnahmen stattfinden sollen (und wie man sie jetzt schon planen kann – evtl. durch eine vorgelagerte Befragung, die ja noch vorbereitet, durchgeführt und aufbereitet werden muss). 

Natürlich muss das Gremium über die Tagesordnung und den konkreten Ablauf der geplanten Betriebsversammlung einen Beschluss fassen.

Die Aufgaben müssen im Gremium ausreichend konkretisiert und verbindlich verteilt sein. 

• Wer kümmert sich um die Einladungen an die Belegschaft?
• Wie findet eine weitere Abstimmung mit dem Arbeitgeber statt? Wie erfolgt seine Einladung?
• Wie findet die Abstimmung mit dem Gewerkschaftssekretär oder der Gewerkschaftssekretärin statt? Wie laden wir ein?

Eine Betriebsversammlung sollte immer aus einem Guss sein. Das bedeutet, die einzelnen Tagesordnungspunkte stehen eben nicht unabhängig nebeneinander, sondern werden inhaltlich und durch Moderation in den vorher geplanten Zusammenhang gebracht. 

Alle Beiträge verfolgen dabei ein dieser konkreten Betriebsversammlung zugeordnetem Ziel. 

Jedes Gremium sollte einen auf die eigene Situation angepassten Zeitplan erstellen. Im Kern müssen die Fragen beantwortet werden: 

• Wann muss das BR-Gremium welche Entscheidungen treffen?
• Wann müssen welche konkreten Aufgaben erledigt werden?

Termin festlegen

Die Vorbereitung für die Betriebsversammlung beginnen spätestens ca. 6 Wochen vorher. In einer Betriebsratssitzung werden mögliche Termine diskutiert und genannt. 

Aus den möglichen Terminen wird in der Abstimmung mit dem Arbeitgeber und dem oder der Gewerkschaftssekretär:in ein Termin vereinbart.

In einer BR-Sitzung wird dieser Termin beschlossen. Einen Zeitplan wird erstellen, erste Ideen werden gesammelt und einzelne Aufgaben werden verteilt.

Save the date: Den Termin sollte die Belegschaft vom Betriebsrat erfahren. Deshalb sobald er feststeht, den Termin der Belegschaft (z.B. durch Aushang und/ oder persönliche Gespräche) bekannt machen. Nach Themen und Probleme fragen!

Erste inhaltliche und strategische Vorbereitungen

Themen werden vorläufig festgelegt. Redner beginnen ihre Berichte vorzubereiten. Das Orga-Team bespricht mit dem Arbeitgeber Einzelheiten zu Raum, Bestuhlung, Beschallung, … notwendige Veränderungen zur vorherigen Versammlung werden besprochen (z.B. Einladungen anders, mehr direkte Ansprache: Wie bekommen wir mehr Teilnahme und Beteiligung? – Welche konkreten Maßnahmen?).

Tagesordnung und Einladung

Zwei Wochen vorher: Tagesordnung für die Betriebsversammlung in Sitzung beschließen. Gestaltung der Einladung besprechen. Auftrag vergeben, sie zu erstellen. 

Eine Woche vorher: Betriebsversammlung offiziell einberufen, …

• durch Einladung der Belegschaft (Aushang),
• des Arbeitgebers und der Gewerkschaft (durch Mail). 

Ein, zwei Tage vorher

Fragen aus der Belegschaft sammeln. Alle BR-Mitglieder gehen noch einmal herum – erinnern an den Termin. Eigene Reden üben. Sich Feedback im Gremium einholen. 

In der Woche vor der Betriebsversammlung gilt: viel BR-Arbeit, wenig Zeit für den Arbeitsplatz. Deshalb daran denken, frühzeitig die erforderlichen Freistellungen planen!

Eine Betriebsversammlung ist nicht innerhalb eines Tages aus dem Boden gestampft. Gerade in größeren Betrieben ist in den letzten Wochen vor der vierteljährlichen Versammlung oft eine kreative Unruhe zu verzeichnen. 

Viele Aufgaben sind zu erledigen. Es muss …

• der Termin abgestimmt und festgelegt werden
• Festlegung der Tagesordnung und des Ablaufplans
• Erstellung und Verbreitung der Einladungen
• Absprache mit Gewerkschaft und Arbeitgeber (und weiteren Referenten)
• Maßnahmen für die Steigerung der Teilnahme und Beteiligung/ Diskussion (z.B. durch vorherige Befragungen oder interaktive Versammlungsmethoden)
• Redebeiträgen einzelner BR-Mitglieder verfasst und im Gremium besprochen
• Vorbereitung des Versammlungsraums und der Technik, den Raum in Besitz nehmen
• ….

Dabei gilt: Die Vorbereitung (und Durchführung) der Veranstaltung liegt somit nicht nur in der Verantwortung des oder der BR-Vorsitzenden – sondern des ganzen Gremiums. 

Die grundsätzlichen Entscheidungen über Themen, Ziele und Ausrichtung der Betriebsversammlung muss vom gesamten Gremium getroffen werden (per Beschluss)!

Es ist sinnvoll, die Arbeiten auf alle BR-Mitglieder aufzuteilen. Eine mögliche Arbeitsteilung kann z.B. über BR-Teams mit unterschiedlichen Aufgaben und Zuständigkeiten erfolgen.

• Das Reden-Team
• Das Einladungs- und Kommunikations-Team
• Das Orga-Team.

Die Teams übernehmen während der Planungsphase unterschiedliche Aufgaben. Sie treffen sich im kleinen Kreis, um sich abzustimmen, wer was übernimmt. 

Bei diesen Treffen geht es ausschließlich um Fragen und Probleme bei der Umsetzung. Die Abstimmung über grundlegende Fragen passiert immer wieder im gesamten Gremium. 

Und die Arbeitsteilung endet nicht mit dem Beginn der Betriebsversammlung – sie findet dort eine natürliche Fortsetzung. 

Zum Reden-Team gehören natürlich immer der oder die Betriebsratsvorsitzende und die Stellvertretung. Sie sollten immer auch einzelne Redebeiträge haben. 

Damit sind der Routinetätigkeitsbericht und evtl. auch schon der erste Schwerpunkt-Bericht abgedeckt. 

Jedes BR-Mitglied (aber auch SBV- und JAV-Vertreter:innen) mit einem eigenen Redebeitrag gehört in dieses Team.

In der Vorbereitungszeit können sie Aufgaben übernehmen wie …

• Beiträge des Betriebsrats vorbereiten (Präsentationen erstellen/ Probevorträge/ Feedback/ ….)
• Beiträge mit weiteren Referenten (auch mit dem Arbeitgeber und der Gewerkschaft) abstimmen

Während der Betriebsversammlung sind ihre Aufgaben ….

• Ablauf und die Themen vorstellen
• Reden halten (Tätigkeitsbericht, Schwerpunkt-Berichte, …)
• Redner ankündigen - anmoderieren
• Diskussionen moderieren
• Während der Versammlung Notizen machen, Rednerliste führen, …

Allein die Eröffnung und die Verabschiedung und der Routinetätigkeitsbericht sollten immer von der Person im Vorsitz ausgehen. 

Ins Einladungs- und Kommunikationsteam gehören erfahrene BR-Mitglieder, die sich gut in den Themen des Betriebsrats auskennen, die kommunikativ sind und auch mit dem Computer umgehen können. 

Aufgabe des Einladungs- und Kommunikations-Teams können sein ….

• Einladungen erstellen, aushängen und rausschicken
• Betriebsrundgänge (Fragen sammeln, zur Teilnahme motivieren, Fragen thematisch sortieren)

Während der Betriebsversammlung könnte es ihre Aufgabe sein ….

• direkt vor und nach der Betriebsversammlung Infotische zu betreuen.

Ins Orga-Team passen BR-Mitglieder, die gerne organisieren, kommunikativ sind und sich gut im Betrieb auskennen. 

Aufgabe des Orga-Teams können sein ….

• Raum und Technik buchen, Vorschläge für Sitzplan, …
• Auf und Abbau begleiten, Gestaltung, Sitzordnung

Während der Betriebsversammlung könnte es ihre Aufgabe sein ….

• Mikrofone herumgeben,
• Getränke für die Redner bereitzustellen/ auszutauschen.