4. Richtig einladen: Wann und wie?
Wann, wen und wie? Die wichtigsten Fragen rund um die Einladung
Auf einen Blick
Der Betriebsrat muss die Belegschaft, den Arbeitgeber und die Gewerkschaft zu jeder Betriebsversammlung einladen. Er kann auch weitere Gäste dazu bitten.
Die Einladung muss eine Tagesordnung enthalten, die kurz beschreibt, um welche Themen es gehen wird. Die Formulierungen sollten so gewählt sein, dass sie das Interesse der Eingeladenen wecken.
Beim Verbreiten der Einladung kann und soll der Betriebsrat nicht nur auf einen Weg setzen, sondern möglichst viele „Kanäle“ parallel nutzen.
Grundlage in den meisten Betrieben ist und bleibt die Einladung an den Informationsbrettern. Diese Form der Einladung funktioniert am besten, wenn sie durch gezielte Gespräche aller BR-Mitglieder in ihren Betreuungsbereichen begleitet wird.
Wann und wie wird die Belegschaft eingeladen?
Spätesten 6 Wochen vor der Betriebsversammlung sollte der Betriebsrat den Termin für die Betriebsversammlung festgelegt haben (vielleicht gibt es ja auch eine Jahresplanung).
Wenn der Betriebsrat mit der Vorbereitung der Betriebsversammlung beginnt (und nachdem der Termin mit dem Arbeitgeber abgesprochen ist) sollte er die Belegschaft über das Datum informieren und sie auffordern, ihre Themen und Probleme an den BR zu bringen.
Eine Woche vor der Betriebsversammlung sollten alle Themen und Redner:innen endgültig feststehen. Jetzt kann die „richtige“ Einladung der Belegschaft anlaufen.
Einladung am Informationsbrett
Das ist immer noch der Normalfall und wird es auch weiterhin bleiben. Für diesen Zweck wird die Einladung in erster Linie gemacht. Alle anderen Einladungsformen werden davon abgeleitet.
In jedem Fall gilt: Die Belegschaft soll rechtzeitig eingeladen werden. In den meisten Betrieben haben sich Aushänge am Infobrett vier bis acht Tage vorher als sinnvoll gezeigt. Je größer und verstreuter der Betrieb ist, umso länger muss man diese Zeit bemessen. Gibt es Kolleg*innen im Betrieb, welche die schriftliche Einladung nicht lesen können (Sehbehinderung, Analphabetismus, Sprachbarrieren), so sollte das bei der Einladung berücksichtigt werden (mündliche Einladung, Schreiben in verschiedenen Sprachen, …).
Persönliche Einladungen
Alle Arbeitnehmer:innen im Sinne des § 5 BetrVG sind zur Betriebsversammlung einzuladen.
Dies gilt auch für Kolleg:innen, die selten oder nie den Betrieb betreten. Egal ob Homeoffice, Außendienst, Langzeitkranke oder Kolleg:innen in Elternzeit: Alle, die nicht regelmäßig am Infobrett vorbeikommen, müssen auf anderem Weg informiert werden. Dies kann durch den klassischen Versand der Einladung per Post erfolgen. Wenn Arbeitnehmende eine betriebliche E-Mail-Adresse besitzen oder andere betriebsinterne Information- oder Kommunikationsplattformen (Intranet) zur Verfügung stehen, können diese auch genutzt werden.
Aufmerksamkeit steigern: kreative Einladungsmethoden
Manchmal gibt es Betriebsversammlungen, für die es dem Betriebsrat besonders wichtig ist, dass wirklich die ganze Belegschaft kommt und vorher bereits gut über das Thema dieser Betriebsversammlung Bescheid weiß. Durch eine Flugblattaktion wird eine Betriebsversammlung aus der Routine herausgehoben. Sie bekommt ein ganz besonderes Gewicht!
Das wäre zum Beispiel dann der Fall, wenn ein besonders schwerwiegendes und brisantes Problem Schwerpunktthema einer Versammlung ist (z.B. Neubau, Teilstilllegung, umfangreiche Rationalisierungsmaßnahmen, Massenentlassung, Kurzarbeit usw.).
In diesen Fällen bietet es sich an, zusätzlich zur Einladung am Informationsbrett auch eine Flugblattaktion zu machen, um besonders viel Aufmerksamkeit auf die Versammlung zu lenken.
Auch weitere Ideen wie Bodenzeitung oder Wegweiser zum Versammlungsort können die betriebsinterne Aufmerksamkeit am Tag der Versammlung steigern.
Sind Betriebe regional verteilt (wie bei Backbetrieben mit einem Produktionsstandort und zahlreichen Verkaufsstellen), kann der Flyer oder das Flugblatt der Normalfall für die Einladung sein.
Fazit:
Neben dem klassischen Plakat am Infobrett sind oft weitere Formen der Bekanntmachung notwendig. Dies ergibt sich häufig aus den betrieblichen Gegebenheiten und den Besonderheiten einzelner Arbeitnehmer*innen. Hier darf jedes Betriebsratsgremium etwas experimentieren, um das passende Mittel der Kommunikation zu finden.
Ziel: Jeder Arbeitnehmende muss Bescheid wissen, wann und wo die Betriebsversammlung stattfindet.
Einladungen – wie sollten sie gestaltet sein?
Üblicherweise werden Einladungen heute am PC erstellt. Aber auch eine mit einem dicken Filzstift gestaltete handschriftliche Einladung kann gut aussehen. Und sie hebt sich von den sonst üblichen Aushängen ab.
Wichtig ist, dass die Einladung zur Betriebsversammlung übersichtlich gestaltet ist. Schon von weitem sollte man „Betriebsversammlung“ und das Datum (inklusive Wochentag) lesen können. Auch eine aussagekräftige Überschrift, die auf das Schwerpunktthema hinweist, sollte sofort ins Auge fallen.
Betriebsrat und Belegschaft gestalten mit!
Betriebsversammlung am 11. Mai 2026
um 9 Uhr in der Kantine
Wir haben für euch angepackt – Einblicke in unsere Arbeit
(Tätigkeitsbericht durch die BR-Vorsitzende Helga Müller)
Gefahr durch Stolperfallen im Lager – eine Frage für die ASI
(Schwerpunktbericht durch Betriebsrat Eike Zack (ASI-Ausschuss))
Einführung von „Vertrauensarbeitszeit“ – Pro und Kontra
(Schwerpunktbericht durch stellvertretenden Vorsitzende Harkan Yilmas)
Sind acht bis 10 Stunden Arbeit am Tag zu wenig? – welche Bedeutung hat die aktuelle Arbeitszeitdebatte für unsere Branche und für den einzelnen Beschäftigten?
(Bericht durch unsere Gewerkschaft; Klaudia Majer)
„Wir freuen uns auf den Austausch mit euch.“
Einladungen mit aussagekräftiger Tagesordnung
Die Tagesordnung für die Betriebsversammlung soll die Arbeitnehmenden über die konkreten und vor allem die aktuellen Probleme, Themen und Fragen, die auf der Betriebsversammlung angesprochen werden, informieren und ihr Interesse wecken!
Mit der Tagesordnung macht der Betriebsrat Werbung für seine Veranstaltung. In den Formulierungen, sollte immer sichtbar werden, warum das Thema für die Kolleginnen und Kollegen wichtig ist, warum es sie interessieren sollte.
Darüber hinaus kann eine aufschlussreiche Tagesordnung auch ein Beitrag zur Diskussionsbelebung sein. Die Beschäftigten wissen nach dem Lesen der Tagesordnung, was sie erwartet, und sie haben zumindest die Chance, sich vor der Betriebsversammlung zu überlegen, ob sie zu dem einen oder anderen Thema vielleicht etwas sagen könnten.
Mit ansprechenden Formulierungen der einzelnen Tagesordnungspunkte sollten die einzelnen Themen kurz umrissen werden. Auch für den Tagesordnungspunkt „Routinetätigkeitsbericht des Betriebsrats“ gibt es alternative Formulierungen.
Beispiele für mögliche Überschriften für den „Routine-Tätigkeitsbericht“:
- Was hat der Betriebsrat im letzten Vierteljahr getan?
- Betriebsrats-Update: ein Blick hinter die Kulissen
- Tätigkeitsbericht: Eure Interessen, unsere Arbeit
- Drei Monate – ein Team – viele Ergebnisse
- Wir haben für euch angepackt – Einblicke in unsere Arbeit
- Eure Fragen, unsere Bilanz: Jetzt informieren und mitreden
- Was wir im letzten Quartal bewegt haben
- Klarheit schaffen: Ergebnisse des Betriebsrats im Fokus
Eine Einladung zur Betriebsversammlung sollte lediglich die wichtigen Schwerpunktthemen aufgreifen. Nicht alle Punkte aus dem Ablaufplan sollten aufgenommen werden. Manche Tagesordnungspunkte (wie Begrüßung, Vorstellen der Tagesordnung, …, Verabschiedung) sind so selbstverständlich, dass sie nicht extra erwähnt werden.
Eine zu lange Tagesordnung versperrt den Blick auf das Wesentliche und wirkt eher abschreckend.
Auch für die Schwerpunkttätigkeitsberichte bieten sich ansprechende Formulierungen an.
Beispiele für mögliche Überschriften für den „Schwerpunkt-Tätigkeitsbericht“:
- Damit flexibel auch fair ist! Unsere neue Arbeitszeitregelung
(statt „BV Arbeitszeit“) - Der Berg wächst – ein Blick auf unsere Überstundenkonten
(statt „Überstunden“) - Wir gestalten das mobile Arbeiten – die Home-Office-Regelung
(statt „Mobile Arbeit“) - Gesund bleiben: Gefährdungsbeurteilung im Fokus
(statt „Arbeitsschutz“) - Stressfalle Arbeit: Was wir gegen Überlastung tun können
(statt „Psychische Belastungen“) - Rückenwind statt Rückenschmerz: Ergonomie am Arbeitsplatz
(statt „Ergonomie“) - Blick in die Bücher: Wie steht es um unser Unternehmen?
(statt „Wirtschaftsausschuss“)
Wie muss die Einladung an den Arbeitgeber erfolgen?
Ort und Zeitpunkt der Betriebsversammlung wurden einige Zeit vorher (evtl. 6 Wochen vorher oder als Jahresplanung) mit dem Arbeitgeber abgesprochen.
Zusätzlich muss der Arbeitgeber laut § 43 Abs. 2 BetrVG noch einmal ausdrücklich zur Betriebsversammlung eingeladen werden! Die Tagesordnung ist ihm mitzuteilen!
Aus dieser Einladung sollte deutlich hervorgehen, zu welchen Punkten der Tagesordnung, zu welchem Problem der Betriebsrat eine Stellungnahme des Arbeitgebers erwartet wird.
Beispiel für eine Einladung an den Arbeitgeber
Betr.: Einladung zur Betriebsversammlung am 11. Mai 2026
Wie abgesprochen und vereinbart, findet am 11. Mai 2026, um 9:00 Uhr in der Kantine unsere nächste Betriebsversammlung statt. Dazu möchten wir Sie einladen.
Tagesordnung:
- Wir haben für euch angepackt – Einblicke in unsere Arbeit
(Tätigkeitsbericht durch die BR-Vorsitzende Helga Müller) - Gefahr durch Stolperfallen im Lager – eine Frage für die ASI
(Schwerpunktbericht durch Betriebsrat Eike Zack (ASI-Ausschuss)) - Einführung von "Vertrauensarbeitszeit" Pro und Kontra
(Schwerpunktbericht durch stellvertretenden Vorsitzende Harkan Yilmas) - Sind acht bis 10 Stunden Arbeit am Tag zu wenig? – welche Bedeutung hat die aktuelle Arbeitszeitdebatte für unsere Branche und für den einzelnen Beschäftigten?
(Bericht durch unsere Gewerkschaft; Klaudia Majer)
Der jährlich von Ihnen abzugebende Bericht zur personellen, sozialen und wirtschaftlichen Situation des Betriebs ist diesmal nicht vorgesehen. Wir erwarten allerdings eine Stellungnahme zu ihren Bemühungen zur Mitarbeitenden-Gewinnung und Stellungnahmen zu unseren Schwerpunktthemen.
Entsprechend unserer Vereinbarung bitten wir Sie, die Kantine für die Betriebsversammlung vorbereiten zu lassen und ebenfalls die Vorgesetzten nochmals auf den Termin hinzuweisen, sodass alle Beschäftigten ohne Probleme an der Betriebsversammlung teilnehmen können.
Mit freundlichem Gruß
Der Betriebsrat
Beauftragte der Arbeitgebervereinigung haben kein eigenständiges Teilnahmerecht an einer Betriebsversammlung. Sie können nur an einer Betriebsversammlung teilnehmen, wenn der Arbeitgeber dieser (tariffähigen) Vereinigung angehört und selbst an der Betriebsversammlung teilnimmt.
Wie muss die Einladung an die Gewerkschaft erfolgen?
Beauftragten der im Betrieb vertretenen Gewerkschaften steht ein allgemeines Teilnahmerecht an allen Betriebs- und Abteilungsversammlungen zu.
Sind im Betriebsrat Mitglieder verschiedener Gewerkschaften vertreten, dann muss jede dieser Gewerkschaften rechtzeitig unter Nennung des Termins, des Ortes und der Tagesordnung eingeladen werden. Der Arbeitgeber darf dies auf keinen Fall verwehren.
Im Idealfall ist der Termin abgesprochen und der vereinbarte Redebeitrag der Gewerkschaft steht als Tagesordnungspunkt in der Einladung – wie in unserem Beispiel.
…
4. Sind acht bis 10 Stunden Arbeit am Tag zu wenig? – welche Bedeutung hat die aktuelle Arbeitszeitdebatte für unsere Branche und für den einzelnen Beschäftigten?
(Bericht durch unsere Gewerkschaft; Klaudia Majer)
…
Wie steht es mit der Einladung weiterer Personen?
Eine Betriebsversammlung ist nicht-öffentlich. Teilnehmen darf nur, wer ein eigenes Teilnahmerecht hat wie die Belegschaft, der Arbeitgeber und die Gewerkschaft.
Teilnehmen darf nur, wer explizit eingeladen wurde.
Im Prinzip kann der Betriebsrat zu einer Betriebsversammlung einladen, wen er möchte. Der Betriebsrat lädt aber nur Leute ein, die tatsächlich etwas zu den konkret auf der Betriebsversammlung anstehenden Themen zu sagen haben. Niemals sollte ein Referent zum Zeitausfüllen eingeplant werden.
Diese Redner können eingeladen werden:
- Sachverständige etwa einer Technologie-Beratungsstelle oder der Berufsgenossenschaft, ein Rechtsvertreter oder andere Expert:innen
- ein Betriebsratsmitglied eines anderen Betriebs der gleichen Branche, das über Erfahrungen mit einem Problem berichtet, das auf der Tagesordnung der Versammlung steht
- sachverständige Arbeitnehmende, die über praktische Erfahrungen berichten
- Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte, Sicherheitsfachkräfte
- der oder die betriebliche Datenschutzbeauftragte
- Mitglieder des Wirtschaftsausschusses, Gesamtbetriebsrats, des Aufsichtsrats usw.
Es sollten nicht zu viele Leute eingeladen werden. Mehr als zwei Referenten zusätzlich zu den Betriebsratsmitgliedern, dem Arbeitgeber und dem Gewerkschaftssekretär sollten es nicht sein.
Quellen
Die kleine Betriebsratsbibliothek Band 1-6, Fricke/Grimberg/Wolter, Bund-Verlag, 2014
Ständige Aktualisierungen und Überarbeitung durch die Redaktion BZO-Wissen, V. Havemann