5. Raum und Technik planen
Die besten Voraussetzungen für eine gelungene Veranstaltung schaffen
Auf einen Blick
Raum, Technik und Sitzordnung sind nicht nur ein technisches und organisatorisches Thema.
Im Kern geht es um die Frage, ob sich die Belegschaft beim Betriebsrat wohlfühlt.
Äußere Bedingungen sind eine notwendige Voraussetzung, dass ein gutes Miteinander überhaupt möglich wird.
Auch der Arbeitgeber ist Gast auf der Betriebsversammlung. Er sitzt in der ersten Reihe. Ein Platz auf dem Podium (oder am Betriebsrätetisch) bleibt den BR-Mitgliedern vorbehalten.
Was ist der richtige Raum?
Der Betriebsrat hat einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihm für die Betriebsversammlung einen geeigneten Raum zur Verfügung stellt.
Der Raum muss für die Größe der Versammlung angemessen sein. Belüftung und Licht müssen ausreichen. Alle müssen ausreichend Platz und einen eigenen Sitzplatz haben. Eine Versammlung stehend zu ertragen, kann niemandem zugemutet werden.
Der Raum muss eine Sitzordnung zulassen, wie sie der Betriebsrat für richtig hält.
Es genügt auch nicht, dass der Arbeitgeber einen solchen Raum einfach nur zur Verfügung stellt. Er muss auch für eine den (angemessenen) Wünschen des Betriebsrats entsprechende Ausstattung sorgen.
Manchmal ist es vielleicht so, dass es auf dem Betriebsgelände wirklich keinen geeigneten Raum gibt. Dann muss der Arbeitgeber einen Raum außerhalb, aber in der Nähe des Betriebs anmieten und – wenn nötig – für die Hin- und Abfahrt sorgen.
Im Zweifelsfall sollte der Betriebsrat eher einen etwas schlechteren Raum im Betrieb akzeptieren als einen perfekten Raum außerhalb. Je kürzer und einfacher der Weg zur Versammlung, umso besser für den Besuch und die Versammlungsatmosphäre.
Welche Vor- und Nachteile haben unterschiedliche Sitzordnungen?
In der Praxis sieht man bei größeren Betriebsversammlungen vor allem zwei Arten der Sitzordnung:
- die Theatersitzordnung,
- die Kantinensitzordnung.
Bei der „Kantinensitzordnung“ sitzen die Arbeitnehmenden in kleinen Gruppen zu jeweils sechs oder acht Leuten an Tischen. Diese Sitzordnung ist dann gut geeignet, wenn während der Betriebsversammlung in kleineren Gruppen diskutiert werden soll.
Kommt sie lediglich dadurch zustande, weil die Kantine einfach nur nicht umgeräumt wurde, ist das abzulehnen, denn diese Sitzordnung hat eben auch Nachteile.
Es gibt keine eindeutige Blickrichtung dorthin, wo „die Musik spielt“. Ein Teil der Arbeitnehmenden müsste verdreht auf den Stühlen sitzen, um überhaupt zum Rednerpult blicken zu können. Die Versuchung, an den kleinen Tischen seine eigenen Gesprächsrunden zu eröffnen, ist doch sehr groß.
Besonders bei Betriebsversammlungen mit vielen Gästen ist die „Theatersitzordnung“ besser und zweckdienlicher.
Hierbei sitzt die Belegschaft in Reihen - mit klarer Blickrichtung zum Podium und zum Betriebsrat. Dabei sollen die Stuhlreihen nicht zu eng, aber auch nicht zu lang sein. Die Plätze in der Reihenmitte sollten noch gut erreicht werden können. Deshalb sollte es immer einen oder auch mehrere Gänge geben.
Wie halten wir es mit Podium und Rednerpult?
Die Betriebsversammlung ist allein eine Veranstaltung von Betriebsrat und Belegschaft. Der Betriebsrat beruft die Versammlung ein, gestaltet und leitet sie.
Gerade in Versammlungen mit vielen Menschen ist es vorteilhaft, wenn die Akteure etwas höher stehen und sitzen. Dann sind sie auch aus der letzten Reihe zu sehen. So ist es weit verbreitet, dass die Betriebsräte auf einer Bühne / einem Podium sitzen und die Rednerinnen und Redner ihre Vorträge an einem Rednerpult vortragen.
Ausschließlich der Betriebsrat sitzt auf dem Podium.
Der Betriebsrat sollte vorher festlegen, wo die Geschäftsleitung während der Versammlung sitzen soll. Der Arbeitgeber ist Gast. Ihm sollte ein Platz in der ersten Stuhlreihe – am besten auf reservierten Plätzen – angeboten werden.
Es soll vorkommen, dass die Geschäftsleitung zusammen mit dem Betriebsrat auf dem Podium sitzt. Das sollte geändert werden! Auf einer Betriebsversammlung ist der Arbeitgeber weder Veranstalter noch Gastgeber. Er ist Gast. Das soll schon rein optisch sichtbar werden.
Sitzt die Geschäftsleitung (der Chef) mit auf dem Podium, hat das immer eine verunsichernde und einschüchternde Wirkung auf Rednerinnen oder Beschwerdeführer aus der Belegschaft.
Was aber tun, wenn der Arbeitgeber schon immer mit dem Betriebsrat auf dem Podium saß? Wie kann man das ändern, ohne Menschen zu verletzen? Hier ein Praxistipp!
Beispiel für „dem Arbeitgeber einen Platz in der ersten Reihe reservieren“
Bei der nächsten Betriebsversammlung wird das Podium so aufgebaut, dass es nur Plätze für die Betriebsratsmitglieder gibt. Vor jedem Platz steht ein Schild mit dem Namen eines Betriebsratsmitglieds.
In der ersten Reihe des Versammlungsraums werden Stühle für die Geschäftsleitung reserviert. Motto: „Bei uns sitzen Sie in der ersten Reihe!“
Ein Betriebsratsmitglied nimmt dann die Geschäftsleitung beim Eintritt in den Versammlungsraum in Empfang und führt sie höflich und freundlich zu den für sie reservierten Plätzen („Meine Damen, meine Herren! Wir haben heute für Sie hier vorne Plätze reserviert, wenn Sie da bitte Platz nehmen wollen...“).
Sollte es trotzdem zu Irritationen oder Beschwerden kommen – diese Argumente haben sich in der Praxis bewährt:
- „Auf allen Veranstaltungen ist es selbstverständlich, dass allein der Veranstalter vorne auf dem Podium sitzt.“
- „Eine Betriebsversammlung ist nun einmal eine Veranstaltung des Betriebsrats. Sie als Geschäftsleitung sind ein wichtiger und gern gesehene Gast. …“
- „Bei der Jahreshauptversammlung des Fußballvereins sitzt ja auch allein der Vorstand dieses Vereins vorne. Und bei der Aktionärsversammlung hat man auch noch nie einen Betriebsrat auf dem Podium sitzen sehen…“
Welche Veranstaltungstechnik ist notwendig?
Eine Versammlung mit mehr als 70 oder 80 Leuten ist ohne technische Hilfsmittel nicht mehr durchführbar. Auch schon ab 30 Personen kann es schwierig werden.
Auf jeden Fall muss sichergestellt werden, dass zumindest für die Tätigkeitsberichte des Betriebsrats, die Versammlungsleitung, für Berichte und Stellungnahmen des Arbeitgebers usw. ein Mikrofon zur Verfügung steht!
Und wenn es nicht mehr möglich ist, dass sich ein Arbeitnehmer/ eine Arbeitnehmerin vom Platz aus für alle verständlich an der Diskussion beteiligen kann, dann muss es auch da eine technische Lösung geben. Es ist schwierig, wenn man für jede Frage, für jede kurze Meinungsäußerung durch den ganzen Saal zum Rednerpult laufen muss, um von dort zu reden.
Zwei technische Möglichkeiten bieten sich an:
- Standmikrofone in gleichmäßigen Abständen an den Enden der Sitzreihen;
- sogenannte "fliegende" Mikrofone, die allen zugereicht werden, die mit einem Diskussionsbeitrag dran sind (was „Hilfskräfte“ erfordert, die diese Aufgabe übernehmen).
Großbetriebe haben oft recht gute eigene „Beschallungsanlagen“. Aber auch in anderen Betrieben hat der Betriebsrat das Recht auf eine angemessene und seinen Wünschen entsprechende Lautsprecheranlage (einschließlich der Saalmikrofone!).
Praxistipp: Wenn der Betrieb über die notwendige Technik nicht verfügt
Der Betriebsrat nimmt Kontakt zu einer Spezialfirma auf, die Mikrofonanlagen für Veranstaltungen zusammenstellt und vermietet.
Er lässt sich einen Vorschlag ausarbeiten, was die technisch optimale Ausstattung wäre und legt dem Arbeitgeber einen Kostenvoranschlag vor. Der Arbeitgeber bestätigt die Übernahme der Kosten. Die Mikrofonanlage wird gemietet.
Wie immer, wenn es um die technische Ausstattung für die Betriebsratsarbeit geht, muss der Arbeitgeber nach § 40 BetrVG die Kosten dafür übernehmen. Notfalls muss das Arbeitsgericht angerufen werden.
Zur technischen Ausstattung gehört auch die Möglichkeit, im Rahmen einer Präsentation z. B. Grafiken mit einem Beamer für alle sichtbar auf eine Leinwand oder an die Wand projizieren zu können.
Passende Seminare
Quellen
Die kleine Betriebsratsbibliothek Band 1-6, Fricke/Grimberg/Wolter, Bund-Verlag, 2014
Ständige Aktualisierungen und Überarbeitung durch die Redaktion BZO-Wissen, V. Havemann