4. BR-Mitglieder vorbereiten
Unterlagen bereitstellen, Freistellung ermöglichen und Datenschutz beachten

Aussagekräftige Tagesordnung

Selbstverständlich genügt es nicht, wenn nur der oder die Betriebsratsvorsitzende weiß, was die genauen Inhalte der kommenden Betriebsratssitzung sein werden. Jedes Betriebsratsmitglied muss die Chance haben, sich auf die Diskussionen der einzelnen Themen vorzubereiten und sich auch eine Meinung zu einer evtl. Entscheidung zu bilden. 

Dafür gibt es die Tagesordnung, die detailliert und genau die anstehenden Themen beschreiben sollte. Darauf haben die Betriebsratsmitglieder einen Anspruch. Eine Standard-Tagesordnung mit immer denselben allgemeinen Tagesordnungspunkten („Personelles“, „Soziales“, „Verschiedenes“) reicht nicht aus.

Niederschrift der letzten Sitzung (Protokoll)

Auch die Niederschrift der letzten Sitzung gehört zu den unbedingt benötigten Unterlagen. Das heißt, das Protokoll muss rechtzeitig fertiggestellt sein. Und es muss durch Unterschriften auch als abschließend gekennzeichnet sein.

Weitere Infos und Materialien

Die Tagesordnung und die letzte Sitzungsniederschrift allein genügen nicht immer als Vorabinformation. Zu wichtigeren und/oder umfangreicheren Themen (z. B. Personalentscheidungen, größere Investitionsvorhaben) müssen noch weitere Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.

Es gibt die Möglichkeit, dass Unterlagen ...

• zusammen mit Einladung und Tagesordnung verschickt werden,
• erst während der Sitzung verteilt werden, um sie dort gemeinsam durchzuarbeiten,
• zum Mitnehmen aus der Sitzung vorgesehen sind,
• die bereitliegen, falls man sie in der Sitzung braucht. 

Von Erläuterungen während der Sitzung können anschließende Diskussionen profitieren, weil sich Fehldeutungen weniger leicht festsetzen.

Manche Unterlagen enthalten besonders schützenswerte personenbezogene Daten oder unzählig viele Detail- und Hintergrundinformationen. 

Der oder die Betriebsratsvorsitzende muss immer darüber nachdenken, welche Materialien sinnvollerweise zusammen mit der Einladung verteilt und welche Informationen besser während der Sitzung gegeben werden können.

Sich als BR-Mitglied gut informieren

Wie der Zugriff der Betriebsratsmitglieder auf Unterlagen geschehen kann, muss jedes BR-Gremium festlegen. Dabei sollte es immer auch überlegen, wie Ersatzmitglieder Einsicht in die notwendigen Unterlagen erhalten können. Wichtig ist, dass das Verfahren auch tatsächlich für alle BR-Mitglieder und Ersatzmitglieder funktioniert. Betriebsräte können dies in der Geschäftsordnung (siehe § 36 BetrVG) festlegen.

Wie können trotz Geheimhaltungspflicht und Datenschutz alle BR-Mitglieder informiert sein?

Der Betriebsrat muss (auch im Zusammenhang mit der Gestaltung der BR-Sitzungen) den Datenschutz und die erforderliche Vertraulichkeit sicherstellen. 

Alle BR-Mitglieder müssen Betrieb- und Geschäftsgeheimnisse, die sie in ihrer Funktion im Betriebsrat erfahren, vertraulich behandeln. Auch die Persönlichkeitsrechte einer jeden Person sind zu schützen.

Diese Anforderungen dürfen nicht dazu führen, dass sensible Informationen nur noch bei der oder dem Vorsitzenden liegen. Alle BR-Mitglieder müssen über die Informationen verfügen, um sich in der BR-Sitzung am Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozess beteiligen zu können. 

Wichtig ist die Sensibilisierung aller Betriebsräte dafür, was für die Öffentlichkeit geeignet ist und was nicht. 

Konkret bedeutet das, ….

• Mappen aus Papier mit personenbezogenen Daten dürfen genauso wenig offen zugänglich sein wie Dateien im BR-Laufwerk.
• auch beim Verteilen von Unterlagen an die BR-Mitglieder muss der Datenschutz sichergestellt sein (keine privaten E-Mail-Adressen wie „Familie Mayer …“).

Eine gute Lösung ist es, wenn der Betriebsrat seine Unterlagen auf ein sicheres IT-Laufwerk hinterlegt, auf das alle Betriebsratsmitglieder mit einem Leserecht Zugriff haben.

Für die nicht ständig freigestellten BR-Mitglieder ist es gerade zu Beginn ihrer Amtszeit eine Herausforderung, die ihnen zustehende Freistellung durchzusetzen. 

Die Arbeit einfach liegen lassen (und später nachholen) oder auf andere Kolleg:innen abzuschieben, ist keine gute Idee. Besonders wenn aus einer Abteilung mehrere Personen im Betriebsrat sind, gibt es in den Betrieben immer wieder Versuche, BR-Mitgliedern die Teilnahme an Sitzungen zu erschweren – manchmal sogar zu verbieten.

In der Theorie ist es ganz einfach! Betriebsratsarbeit geht vor. 

Die Mitglieder des Betriebsrats sind von ihrer Arbeit freizustellen, um an den Sitzungen teilzunehmen (siehe hierzu auch § 37 Abs. 2 und 3 BetrVG). Sie haben lediglich die Verpflichtung, sich vor der BR-Sitzung am Arbeitsplatz ordnungsgemäß ab- und nach der Sitzung wieder zurückzumelden. Dies muss in der betriebs- oder abteilungsüblichen Art und Weise passieren. Zusätzliche Hürden beim Abmelden zur BR-Arbeit darf der Arbeitgeber nicht aufstellen!

Eigentlich dürfte es also bei den Freistellungen der BR-Mitglieder (und der oft zum Einsatz kommenden Nachrücker) für langfristig geplante Sitzungen überhaupt keine Probleme geben. Der Arbeitgeber kann Vertretungen ja planen. Und er muss dabei auch berücksichtigen, dass während der Ferienzeit mehr Beschäftigte im Urlaub sind und sich in den Wintermonaten mehr Personen morgens krankmelden. 

Der erste Schritt in der Durchsetzung von Freistellung für die BR-Arbeit ist die Hartnäckigkeit bei der regelmäßigen Routinesitzung. 

Die Teilnahme an den Sitzungen gehört zu den Amtspflichten der Mitglieder des Betriebsrats. Der Arbeitgeber muss also über die geplanten Sitzungen informiert sein, um es zu organisieren, dass während der Abwesenheit des BR-Mitglieds die Arbeit störungsfrei weiterlaufen kann – ohne dass es zu unzumutbaren Mehrbelastungen für andere Kolleg:innen kommt.

Doch nicht nur für die regelmäßigen Sitzungen ist eine unkomplizierte Vorgehensweise bei der Freistellung unverzichtbar. Vorübergehende Freistellung von der betrieblichen Arbeit für die BR-Arbeit braucht es auch …

• für die Teilnahme an kurzfristig anberaumten (oft kürzeren) Sitzungen
• für umfangreiche, manchmal mehrtägige Ein-Thema-Sitzungen
• für die Vorbereitung dieser Sitzungen
• für die Schriftführung
• für Aufträge, die man in der Sitzung übernommen bzw. zugewiesen bekommen hat,
• für die Einarbeitung in ein neues Thema
• für Gespräche und Betriebsrundgänge
• …

Oft funktioniert die Freistellung für andere Bereiche der BR-Arbeit erst dann, wenn für alle klar ist: Wenn BR-Sitzung ist, sind alle BR-Mitglieder im Sitzungsraum und nicht am Arbeitsplatz!