5. Schriftverkehr der BR-Arbeit
Briefe und E-Mails professionell formulieren, gestalten und verwalten

Durch (Auf-) Schreiben werden Situationen festgehalten und dadurch erst für das ganze Gremium (in der BR-Sitzung) bearbeitbar. Deshalb ist es wichtig, dass Informationen vom Arbeitgeber in schriftlicher Form vorliegen. Wenn der Arbeitgeber mündlich (und scheinbar nebenbei) informiert, sollte der Betriebsrat unbedingt Gesprächsnotizen anfertigen.

Indem man um Formulierungen ringt, werden Themen greifbarer, Fragen sichtbarer, Entscheidungsprozesse gestaltbarer. Betriebsräte erleben das immer wieder, wenn sie die Zusammenfassung der Diskussion in der Sitzungsniederschrift oder dem Entwurf einer Betriebsvereinbarung lesen. Bei größeren Projekten ist es deshalb immer sinnvoll, eine Projektdokumentation (z. B. in Form eines Projektplanungsprotokolls) zu führen.

Der Schriftverkehr des Betriebsrats erfordert rechtssichere Formvorschriften: Viele Erklärungen gegenüber dem Arbeitgeber können laut BAG-Rechtsprechung in Textform (E-Mail, Fax) erfolgen. Manchmal ist die strenge Schriftform (mit Originalunterschrift) nötig. Ein eigener Briefbogen bzw. ein einheitliches Erscheinungsbild im Mailverkehr hat Wiedererkennungswert und unterstreicht die Eigenständigkeit des Betriebsrats.

In der Kommunikation mit der Belegschaft sorgen Aushänge am Infobrett dafür, dass der Betriebsrat im Betrieb immer präsent ist. So kann der Betriebsrat der Belegschaft grundlegende Information (z. B. Zuständigkeiten und Erreichbarkeit einzelner BR-Mitglieder, Stichworte zu Betriebsvereinbarungen, …) jederzeit zur Verfügung stellen.

Wenn es um die Festlegung von Regeln für die Organisation des BR-Büros und der BR-Organisation geht, stellen sich für Betriebsräte einige grundsätzliche Fragen bezüglich des Schriftverkehrs:

• Wie soll der Betriebsrat durch seinen Schriftverkehr erkennbar sein? Was soll alles schriftlich gemacht werden?
• Welche konkreten Absprachen treffen wir als Gremium für interne Informationen, die Kommunikation mit dem Arbeitgeber, den Kontakt mit der Belegschaft?
• Internen Umgang mit Schriftverkehr: Was wird ausgedruckt? Was eingescannt? Wie ist das Zusammenspiel von Papierform und in Dateien? Wie digital wollen wir sein?

Brief und Briefbogen – kleine aber wichtige Äußerlichkeiten 

Ein sauber aussehender und optisch klar gegliederter Brief entfaltet immer eine professionelle Wirkung. Zu den technischen Details eines Briefs in Papierform gehören, …

• immer das gleiche Papier benutzen und immer die gleiche Schrift benutzen,
• ausreichender linker und rechter Rand (2 bis 2,5 cm),
• Datum, Adresse, Betreff, Anrede, Anlagenvermerk an die richtige (und immer dieselbe) Stelle,
• im Text häufiger mal Absätze machen,
• einen sehr kurzen Text nicht zu weit oben auf dem Papier platzieren.

Wenn der Betriebsrat für seine Schreiben Fensterumschläge benutzt, müssen Adresse und Absender immer genau an der richtigen Stelle stehen und es sind bestimmte Maße und Vorgaben einzuhalten.

Mittlerweile findet der Schriftverkehr des Betriebsrats hauptsächlich per E-Mail statt. In der Gestaltung gelten dabei (fast) die gleichen Regeln wie beim klassischen Brief.

Betriebsräte sollten aber immer bedenken: Nicht immer erfüllt eine gewöhnliche E-Mail die rechtlichen Anforderungen. Während formlose Anfragen per E-Mail genügen (Textform), erfordern bestimmte betriebsverfassungsrechtliche Maßnahmen (z. B. manche Beschlüsse, Betriebsvereinbarungen) die Schriftform. Besonders bei sensiblen Mitarbeiterdaten ist immer auch auf Sicherheit der Daten (Datenschutz) zu achten.

Wichtige Dos & Don'ts bei E-Mail-Nutzung: 

• DO: Professionelle E-Mail-Signatur verwenden, die klar als „Betriebsrat“ erkennbar ist.
• DO: Wichtige Dokumente als PDF im Anhang versenden, um Änderungen zu vermeiden.
• DON'T: Private E-Mail-Adressen für Betriebsrats-Zwecke verwenden.
• DON'T: Mails mit vertraulichen Daten an einen zu großen Verteiler schicken.

Standardaufbau für Briefe

Schreiben im Arbeits- und im Betriebsratsarbeit verfolgen immer bestimmte Zwecke. Vielleicht will der Arbeitgeber jemanden einstellen und bittet den Betriebsrat um seine Zustimmung. Oder beim Betriebsrat sind Beschwerden über Missstände eingegangen und er wendet sich deshalb an den Arbeitgeber.

Wenn der Betriebsrat an den Arbeitgeber schreibt, geht es also immer darum, dass er seine Aufgaben aus dem Betriebsverfassungsgesetz erfüllt – und seine Rechte und Pflichten (auf Information, auf Mitwirkung, auf Mitbestimmung) ausübt.

Bei formellen Beschlüssen oder Fristen unbedingt auf den korrekten Absender („Betriebsrat der Firma …“) achten. Der Betriebsrat schreibt im „Wir-Stil“, da er als Gremium agiert.

Da aber der Arbeitgeber über sein Direktionsrecht allein dafür verantwortlich ist, Maßnahmen, die mit dem Betriebsrat vereinbart wurden, umzusetzen, muss jedes Schreiben des Betriebsrats auch entweder Erwartungen formulieren, an Absprachen erinnern oder auch Konsequenzen (bei Nicht-Handeln des Arbeitgebers) nennen.

Aus diesen Grundannahmen ergibt sich ein logischer Aufbau für einen Brief an den Arbeitgeber. Die Inhalte ergeben sich aus den Entscheidungsprozessen des Betriebsrats (also aus seinen Beschlüssen, die in BR-Sitzungen erfolgt sind). Jedes Gremium muss seinen eigenen Stil entwickeln. Eine Standardgliederung kann dabei helfen.

Das „Betreff“

Jeder Brief sollte – wie eine E-Mail auch – gleich unter dem Absendedatum einen klar formulierten „Betreff“ haben.

Der Betreff-Vermerk hat die Aufgabe, den Inhalt des Briefes in Kurzform darzustellen. Will man z. B. in einem Schreiben an den Arbeitgeber den Inhalt eines Betriebsratsbeschlusses mitteilen, beginnt das „Betreff“ z. B. mit den Worten „Mitteilung des Betriebsrats über einen Beschluss zu …“

Sinnvollerweise verwendet man für das „Betreff“ möglichst Begriffe aus seinem Aktenplan, was die spätere Zuordnung erleichtert.
 

Dass korrekte „Betreff“-Vermerke manchmal etwas lang geraten, lässt sich dabei nicht vermeiden. Kürzere „Betreffs“ würden den wichtigen Zweck, Hilfe bei der Zuordnung und Ablage der Schreiben zu sein, nicht erfüllen.

Die Anrede

Die Anrede im Schriftverkehr des Betriebsrats sollte formell, höflich und klar sein. Zu der, lange Zeit üblichen Anrede „Sehr geehrte…“  gibt es mittlerweile gute Alternativen.

Bei bekanntem Empfänger „Guten Tag Frau [Name]“, „Guten Tag Herr [Name]“, „Guten Tag [Vor- und Name]“.

Bei manchen Schreiben kann man – ohne deshalb unhöflich zu sein – ganz auf eine Anrede verzichten, und zwar immer dann, wenn der Betriebsrat an den Arbeitgeber eine rein formale Mitteilung über einen Beschluss des Betriebsrats schickt. In diesen Fällen braucht das Schreiben keine Anrede – man beginnt drei, vier Zeilen unter dem „Betreff“ gleich mit dem eigentlichen Mitteilungstext: „Der Betriebsrat hat in seiner Sitzung vom …“

Natürlich kann man als Betriebsrat auch das klassische „Sehr geehrte …“  verwenden.
Auch bei schwierigen Themen oder wenn der Betriebsrat im nachfolgenden Text dem Arbeitgeber grobe Verstöße (z. B. gegen das Betriebsverfassungsgesetz) vorwirft, kann es hilfreich sein, die Form zu wahren und damit klar zu zeigen, dass der Betriebsrat an einer inhaltlichen Auseinandersetzung interessiert ist und nicht an einer emotionalen. Hier wäre eine andere Form der Anrede oder auch das Weglassen einer solchen eher hinderlich und würde die anschließende Diskussion verschieben oder dem Arbeitgeber eine Angriffsfläche für das Verhalten des Betriebsrates geben. 

Die Gliederung

Den eigentlichen Text gliedert man sinnvollerweise in 4 Abschnitte. Es wird eine Argumentation entwickelt, die logisch aufeinander aufbaut und in sich stimmig sein sollte.

1. Zunächst nennt der Betriebsrat Zweck und Ziel seines Schreibens.
2. Es folgt die Begründung und die daraus gezogene Schlussfolgerung.
3. Daraus resultiert die Forderung bzw. Erwartung an den Arbeitgeber.
4. Es schließt mit Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise, Terminvorschlägen und Fristen ab.

Hier die einzelnen Schritte noch einmal im Detail.

Der Einstieg: Die ersten zwei, drei Zeilen eines Briefs fassen zusammen, was der Betriebsrat getan hat, bevor dieses Schreiben verfasst wurde - anders ausgedrückt: Zweck und Ziel des Schreibens werden klar genannt.Beispiel wie das aussehen kann:

Wichtig: Bei der Mitteilung von Beschlüssen muss immer das genaue Datum der Beschlussfassung angegeben werden!

Mit einer solchen kurzen Einleitung ist noch einmal klargestellt, mit welchem Anliegen sich das Schreiben beschäftigt.

Die Begründung: Das im „Betreff“ und noch einmal im Einstieg genannte Anliegen muss kurz begründet werden. Dies geschieht durch eine genauere Beschreibung der Situation oder durch die Darstellung der Information, um die es geht.

Daraus folgt die (konkrete) Schlussfolgerung des Betriebsrats aus dieser Situationsbeschreibung. Aus der Schlussfolgerung ergibt sich die Forderung des Betriebsrats.

Dafür wird im Detail beschrieben, wie sich die Forderung des Betriebsrats zusammensetzt, wie der Vorschlag des Betriebsrats in seinen Einzelheiten aussieht, was vom Arbeitgeber erwartet wird oder wie ein anstehendes Problem aus Sicht des Betriebsrats zu lösen wäre.

Konkrete Erwartung: Den Abschluss des Briefs bildet die klare Formulierung, was der Betriebsrat in der angesprochenen Angelegenheit konkret und umgehend vom Arbeitgeber erwartet. 

Fristen setzen: Am Ende steht dann - je nachdem, worum es geht - z.B. noch eine klare Fristsetzung für eine Antwort oder auch ein Terminvorschlag für ein Gespräch (mit Frist für die Nennung eines Gegenvorschlags).

Wie formulieren?

Schreiben des Betriebsrats sollten immer klar und eindeutig in der Sache (der Beurteilung der Situation und den Forderungen) sein. Die Formulierungen müssen die Entschlossenheit des Betriebsrats repräsentieren.

Es ist die Aufgabe des Betriebsrats, zu Entscheidungen und Handlungen des Arbeitgebers (aus BR- und Beschäftigtenperspektive) unmissverständlich Stellung zu beziehen!

Voraussetzungen für passende Formulierungen ist es, dass das BR-Gremium genau weiß, was er erreichen will und das auch in Worte fassen (und aufschreiben) kann.

Entweder der Betriebsrat ist davon überzeugt, dass er etwas unternehmen muss und kann, dann tut er es auch, ohne Wenn und Aber. Oder er lässt die Finger davon. Und diese Entschlossenheit, diese Überzeugung, das Richtige zu tun und zu wollen, muss auch in den Formulierungen eines Briefs deutlich werden.

Drum herumreden (meist verbunden mit der Verwendung der Möglichkeitsform, des Konjunktivs) signalisieren dem Arbeitgeber, dass der Betriebsrat sich selber nicht sicher bzw. einig ist. Bitten um „Verständnis“ (für eine klar formulierte Forderung), wie „Entschuldigungen“ klingende Formulierungen wären also immer ein Fehler!

Beispiele für schwache Formulierungen, die Betriebsräte meiden sollten:

• „Der Betriebsrat könnte sich vorstellen, dass …“
• „Die Geschäftsleitung sollte diesen Fall doch noch einmal …“
• „Der Betriebsrat bittet darum, einmal zu überlegen, ob …“
• „Wir bitten um Verständnis, dass wir nur so entscheiden konnten.“
• „Obwohl wir verstehen, dass die Geschäftsleitung zu dieser Entscheidung kommen musste …“

Bei solchen Formulierungen drängt sich doch die Frage auf: Was ist denn nun? Will der Betriebsrat oder will er nicht? Ist er überzeugt, dass seine Lösung richtig ist, oder „könnte“ er sich das nur „vorstellen“? Verlangt der Betriebsrat von der Unternehmensleitung, dass sie seine Forderungen ernst nimmt und mit ihm darüber verhandelt, oder „sollte“ sie nur mal darüber „nachdenken“?

Tatsächlich wird wohl kaum jemand ernsthaft annehmen, dass sich ein Arbeitgeber durch solche Phrasen in seinen Entscheidungen beeinflussen lässt (und was wäre von einem Arbeitgeber zu halten, der sich in seinen Entscheidungen so einfach beeinflussen ließe?).

Der Betriebsrat vermeidet alle Formulierungen, die den Eindruck machen, dass er es vielleicht gar nicht ernst meint!

Der Ton sollte respektvoll sein. Das bedeutet nicht, auf kritische Äußerungen zu verzichten. Persönliche Angriffe und Beleidigungen hingegen sollten unbedingt unterbleiben!

Regeln für die Nutzung von E-Mails

Nachrichten und Dateien nur an Leute schicken, die diese auch wirklich brauchen und bei denen man davon ausgehen kann, dass sie sich ernsthaft dafür interessieren.

Den „Betreff“ kurz so formulieren, dass der Empfänger erkennen kann, worum es inhaltlich in der E-Mail geht.

E-Mail-Adressen bei größeren Gruppen unsichtbar machen: Wenn eine Nachricht an eine größere Gruppe von Empfängern geschickt werden soll, dann sollten aus Datenschutzgründen nicht alle Adressen für jeden Empfänger lesbar sein. Die verschiedenen Empfängertypen gezielt einsetzen: 

• „An“ = Hauptadressat(en)
• „CC“ = Kopie geht an (Adressen der Empfänger sind, so wie bei „An“ auch, für alle sichtbar)
• „BCC“ = unsichtbare Kopie an (Adressen sind für keinen der Empfänger sichtbar)

Eine E-Mail ist so etwas wie ein Geschäftsbrief, entsprechend seriös sollte auch formuliert werden. Jeden Text vor dem Versenden auf Rechtschreibfehler prüfen.

Tipp: Wenn keine Empfänger bekannt sein sollen, dann schreibt man alle Empfänger in den BCC-Bereich und die eigene Mailadresse „betriebsrat@unternehmen.de“ in den sichtbaren Empfänger Bereich. So sehen alle nur die BR-Adresse. 

Anhang versenden: Wenn überhaupt, dann nur kleinere Dateien unaufgefordert im Anhang zusenden. Größere Dateien nur nach Absprache zuschicken (oder anderen Weg für Daten-Transfer nutzen). 

Viele BR-Gremien sind wohl in einer Phase, in der sie versuchen, so viel wie möglich digital zu bearbeiten und zu archivieren. Doch kommt selbst ein vorwiegend digital arbeitendes Gremium nie ganz ohne Papier aus. Zumindest die Sitzungsniederschriften bleiben in Papierform in Ordnern bestehen.

Andere, meist kleinere Gremien, nutzen zwar Internet und E-Mails, sind aber sonst noch eher im Ordnersystem unterwegs.

Jedes Gremium muss sich ein System erarbeiten, wie sie aktuelle Vorgänge und Archiv organisieren – und wie sie Papier- und Computersysteme aufeinander abstimmt. 
Die zunehmende Digitalisierung hat hier eine treibende Wirkung. Doch letztlich entscheidet jedes einzelne Gremium, was für sie passt.

Bei allen Veränderungen und Veränderungsdruck von außen ist es wichtig, festzuhalten: Allein das Gremium entscheidet darüber, wie es sich organisiert. An allgemeine betriebliche Standards ist es nicht gebunden.

Das System, für das das Gremium sich entscheidet, muss für alle BR-Mitglieder passen – das heißt nutzbar sein. Es reicht nicht, wenn Vorsitz und Stellvertretung damit gut arbeiten können, alle anderen BR-Mitglieder aber ausgeschlossen sind.

Die Pflege des Schriftverkehrs muss in Papierform und digital nach den gleichen Regeln aufgebaut sein. Fragen wie „Was wird eingescannt – und dann aufgehoben oder weggeworfen?“ und „Was wird ausgedruckt – und vorübergehend oder dauerhaft abgeheftet?“ sollten in jedem Gremium diskutiert und geklärt werden. Idealerweise wird der Umgang in der Geschäftsordnung niedergeschrieben.

Aktuelle Vorgänge im Blickfeld behalten

Jeder ausgehende Brief muss natürlich archiviert werden. Das geschieht in aller Regel, indem jeder Brief auf dem PC unter dem richtigen Namen und am richtigen Ort abgespeichert wird. Gremien, die mit klassischen Ordnern arbeiten, heften ein ausgedrucktes Exemplar ab.

Doch sind die so abgehefteten Vorgänge wirklich erledigt? Es kann sein, dass es dazu von Seiten des Empfängers Nachfragen gibt. Es kann aber auch sein, dass der Betriebsrat noch einmal nachhaken oder offene Fragen beantworten muss. Es kann sein, dass sich daraus eine weitreichendere Geschichte entwickelt – was aber noch nicht absehbar ist.

Diese Beispiele beschreiben, dass zwischen den beiden Bereichen „Aktuelles“ und „Archiv“ manchmal eine etwas unbestimmte Zone liegt. Wenn man die Vorgänge zu früh ins Archiv schiebt, muss man suchen. Wenn man die Vorgänge zu lange auf dem Tisch oder dem digitalen Schreibtisch liegen lässt, entsteht besonders in ereignisreichen Zeiten schnell Unübersichtlichkeit und Chaos.

Es kann hilfreich sein, gerade abgearbeitete Vorgänge noch eine Zeit lang griffbereit (vielleicht sogar als Papierausdrucke) vorliegen zu haben, sodass sie schnell und einfach zu finden sind.

Die Briefe des Monats – eine Idee, wie man die Zwischenzone füllen kann

Es wird ein Extra-Ordner für die Briefe des Monats vorbereitet. Er findet einen festen Platz auf dem (digitalen) Schreibtisch.

In ihm werden Kopien aller abgehenden Briefe und Mitteilungen eingeheftet bzw. abgespeichert - der Aktuellste immer obenauf. Eine Unterteilung erfolgt nur nach Wochen (laufende Woche, letzte Woche usw.).

Von jedem Brief, der das Betriebsratsbüro verlässt, wird immer eine zusätzliche Kopie ausgedruckt (bzw. digital abgelegt). Ein Exemplar kommt in einen Extra-Ordner mit dem Namen „Briefe des Monats“!

Damit sich da nicht zu viel ansammelt, werden immer bei Beginn einer Woche die Kopien der ganz unten im Ordner abgelegten Briefe rausgenommen und weggeworfen - von da an muss dann die abgespeicherte Version oder die Kopie in den „normalen“ Ordnern genügen.

Der Betriebsrat hat Anspruch darauf, dass ihm der Arbeitgeber im „erforderlichen Umfang“ nicht nur das benötigte Material und eine zeitgemäße Büroausstattung zur Verfügung stellt, sondern auch das Personal für seine Arbeit!

Rein theoretisch könnte also ein Betriebsrat seine gesamte Verwaltungsarbeit – vom Öffnen der eingehenden Post bis hin zur Ablage nach Aktenplan – durch Büropersonal erledigen lassen, welches der Arbeitgeber dafür freistellen muss.

Die Hinzuziehung einer Schreibkraft oder die Einrichtung eines Sekretariats für den Schriftverkehr des Betriebsrats ist dann sinnvoll und rechtlich durchsetzbar, wenn dies zur ordnungsgemäßen Durchführung der Betriebsratsaufgaben erforderlich ist.

In welchem Umfang der Betriebsrat Anspruch auf die Arbeit einer Verwaltungskraft hat (ganztags, halbtags, sporadisch) hängt vor allem (aber nicht nur) von der Größe des Betriebsrats ab. Bei großen BR-Gremien wird die Erforderlichkeit regelmäßig gegeben sein.

Je kleiner ein BR-Gremium ist, umso schwerer wird eine Erforderlichkeit begründbar sein. Um den Arbeitsanfall nachvollziehbar zu ermitteln, kann der Betriebsrat über einen längeren Zeitraum (ein Vierteljahr oder mehr) Belege für den Umfang der Verwaltungsarbeit sammeln:

• Wie viele Stunden waren der Vorsitzende des Betriebsrats und andere Betriebsratsmitglieder mit Verwaltungsarbeiten beschäftigt, die auch eine Verwaltungskraft hätte erledigen können?
• Wie viele Stunden haben Betriebsratsvorsitzender und Betriebsratsmitglieder außerhalb ihrer Arbeitszeit (z. B. zu Hause) solche Arbeiten erledigt?
• Wie viele Briefe müssen im Laufe eines Monats geschrieben werden (Seitenzahl)?
• Wie viele Protokolle sind zu tippen (durchschnittliche Seitenzahl)?
• In welchem Umfang fallen sonstige Schreibarbeiten (Betriebsvereinbarungsentwürfe usw.) oder andere Verwaltungsarbeiten an (Seitenzahl oder Stundenaufwand, aufgeschlüsselt nach Tätigkeiten)?
• Wie viele Stunden waren zeitweise vom Betriebsrat angeforderte Verwaltungskräfte für ihn tätig?

Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse legt der Betriebsrat fest, in welchem Umfang er Unterstützung bei der Verwaltungsarbeit braucht (und haben will). Er fasst dann einen entsprechenden Beschluss und teilt diesen dem Arbeitgeber mit.

Bei der Auswahl der für den Betriebsrat tätigen Bürokräfte ist der Betriebsrat zu beteiligen! Über die geeignete Person entscheidet also nicht etwa der Arbeitgeber allein! Dies ergibt sich schon aus den Grundsätzen der vertrauensvollen Zusammenarbeit.  

Bleibt die Frage, ob eine Schreibkraft immer (wenn sie möglich ist) die beste Antwort auf Verwaltungsthemen ist.

Der Schriftverkehr des Betriebsrats sollte grundsätzlich durch Betriebsratsmitglieder (z. B. den Schriftführer) oder eine vom Betriebsrat ausgewählte, der Verschwiegenheit verpflichtete Person erfolgen.

Gerade das Schreiben von Sitzungsniederschriften erfordert nicht nur Schreibkompetenz, sondern auch ein umfangreiches Wissen über das Betriebsverfassungsgesetz.

Dazu kommt, dass gerade durch das Erledigen von Verwaltungstätigkeiten ein guter Überblick über die Fülle der Themen und Probleme entstehen. Und dass dadurch auch zusätzlicher Kontakt für die dafür freigestellten BR-Mitglieder zur Belegschaft entsteht.

Das Übertragen von Verwaltungsarbeiten auf Nicht-Betriebsratsmitglieder kann schnell zu Verlust des allgemeinen Überblicks, zu Unselbstständigkeit und Abhängigkeiten führen! Problematisch wird es, wenn die Assistenz im Vorzimmer des Betriebsrats die Probleme der Belegschaft besser kennt als die BR-Mitglieder.

Der Betriebsrat muss also genau überlegen, was er abgeben will und was nicht! Oft ist es besser, einzelnen BR-Mitglieder mehr Aufgaben zu übertragen.

Sollte es eine Schreibkraft geben, kann es Sinn machen, dass diese Person die Seminare für Betriebsräte ebenfalls besucht, um die Grundlagen und damit ein grundsätzliches Verständnis der zu dokumentierenden Arbeit zu erlangen.