6. Umgang mit Informationen
Wie Informationen im Gremium weitergegeben und für Sitzungen genutzt werden

In einem BR-Gremium, in dem alle Abteilungen und/ oder Bereiche des Betriebes vertreten sind, verfügt dieses über viel mehr Informationen als den BR-Mitgliedern oft klar ist. 

Da gibt es die offiziellen (schriftlichen) Infos vom Arbeitgeber, die oft leider nicht wirklich rechtzeitig und umfangreich sind. Sie werden von der Personalabteilung und/ oder der Werksleitung über den oder die BR-Vorsitzende an das Gremium herangetragen. 

Betriebsratsvorsitzende und ihre Stellvertretungen haben, weil sie die offiziellen Ansprechpartner für die Personalabteilung und die Werks- bzw. Betriebsleitung sind, als Erstes die offiziellen Informationen vom Arbeitgeber.

Ein effektiv arbeitender Betriebsausschuss weiß auch außerhalb der BR-Sitzungen, was im Betriebsratsbüro passiert.

Für die vollständig freigestellten BR-Mitglieder ist das Büro ihr täglicher Arbeitsplatz. Sie haben in der Regel ihre Spezialgebiete und im Idealfall einen guten Überblick über alles.

Und die nicht vollständig freigestellten BR-Mitglieder, die nicht im Betriebsausschuss sind, welche Infos haben sie (nicht)? Wie ist es mit der JAV, der Schwerbehindertenvertretung und den Ersatzmitgliedern des Betriebsrats?

Wenn es konkrete Veränderungen, Themen und Probleme an den einzelnen Arbeitsplätzen oder ganzen Arbeitsbereichen gibt, werden diese in der Regel vor der offiziellen Information durch den Arbeitgeber an den davon betroffenen Arbeitsplätzen sichtbar. 

Solche Veränderungen an den Arbeitsplätzen registrieren die Betriebsräte vor Ort (also die nicht vollständig freigestellten) als Erstes. In diesen Themen sind die Personen vor Ort die Expert:innen! 

Jedes BR-Mitglied hat also Informationen, die für die Arbeit des Betriebsrats wichtig ist und die anderen (noch) nicht haben. 

Die Kunst ist es, Unterschiedlichkeit als Bereicherung zu verstehen (und zu nutzen) und nicht als persönliche Zurückweisung. Um die Vorteile nutzen zu können, braucht es regelmäßige BR-Sitzungen mit ausreichend Zeit für gegenseitige Information und eine Struktur auch für die darüberhinausgehende betriebsratsinterne Kommunikation. 

Auch die Schwerbehindertenvertretung und die Jugend- und Auszubildendenvertretung sollte Teil dieses Kommunikationssystems sein.

In 3er oder 5er-Gremien, wo sich die BR-Mitglieder täglich sehen, mag es noch gelingen, den internen Informationsaustausch allein auf der Grundlage regelmäßiger Sitzungen und des täglichen sich Über-den-Weg-Laufens zu organisieren. 

Je größer ein Gremium (und damit auch der Betrieb) ist, umso wichtiger ist es, sich für den internen Austausch des Gremiums Regeln und Strukturen zu geben. Jedes Gremium muss sie entwickeln, testen und immer wieder anpassen. Hilfreich für die Gestaltung dieses Prozesses ist es, wenn die einzelnen BR-Mitglieder sich wohlwollend begegnen. Das ist auch möglich, wenn man während der Wahl auf unterschiedlichen Listen um Wähler:innen-Stimmen gekämpft hat. 

Wie zügig müssen alle BR-Mitglieder informiert werden? 

Offizielle Informationen erreichen das BR-Gremium, indem die Person im Vorsitz informiert wird. Sie muss entscheiden, wie zügig sie die Informationen an die anderen BR-Mitglieder weitergibt. Würde sie alle Informationen in Echtzeit weitergeben, was technisch heute möglich ist, würde es trotzdem nicht dazu führen, dass alle über alles gleich gut Bescheid wissen. 

Auch heute nehmen die regelmäßigen Routine-BR-Sitzungen eine zentrale Rolle im Kommunikationssystem jedes BR-Gremiums ein. Hier muss es Raum geben, dass alle BR-Mitglieder ihre Informationen auch mit den anderen teilen können. Tagesordnungspunkte wie „Offizielle Informationen des Arbeitgebers“ und „Berichte aus den Abteilungen und Ausschüssen“ oder „Bericht aus dem Betriebsausschuss“ bieten dafür die grobe Struktur. Durch aussagekräftige Protokolle werden auch die auf den neuesten Stand gebracht, die bei der Sitzung gefehlt haben. 

Hier findet der Informationsaustausch regelmäßig (sinnvoll im Wochen-Rhythmus) und oft auch zu den immer gleichen Themen statt. Manchmal muss es zusätzliche Sitzungen geben: kurzfristige, um fristgemäß auf Anhörungen oder auf emotional aufgeladene Vorfälle oder Entwicklungen reagieren zu können; langfristig, um sich intensiv und mit Zeit mit komplexen Themen zu beschäftigen.

Man darf nicht nicht kommunizieren!

Grundsätzlich gilt: Ein Betriebsrat ist kein Geheimrat. Alle BR-Mitglieder haben das Anrecht gleich gut informiert zu sein. Wenn es um sensible Informationen geht, dürfen diese nicht an die Öffentlichkeit außerhalb des Betriebsrats. Innerhalb des Gremiums muss aber ein Austausch möglich sein, um gute Beschlüsse fassen zu können.

Mit der Informationsweitergabe ist das aber so eine Sache. Die Streitpunkte ergeben sich oft dadurch, dass man Erwartungen an andere hat, die man selbst aber nicht erfüllen will oder kann. Manchmal sind auch atmosphärischen Störungen der Grund: „Bin ich die einzige Person, die nicht Bescheid wusste?“

Wo es die Bringschuld gibt, existiert immer auch eine Hohlschuld. In Zeiten, in denen sich viel im Betrieb verändert, kann es schon auch notwendig sein, als nicht-freigestelltes BR-Mitglied ins BR-Büro zu gehen und zu fragen. Gerade in sehr ereignisreichen Zeiten können es Vorsitzende nicht leisten, immer alle in Echtzeit und umfassend zu informieren?

Wie wird informiert?

Neben der Frage, wann wird über was informiert (sofort, in der nächsten Sitzung, in der für das Thema geplanten Ein-Thema-Sitzung in vier Wochen, …) sollten Gremien auch immer verabreden, wie und wo Informationen erfasst, gesammelt und weitergegeben werden. 

Man sollte sich nie auf sein Gedächtnis verlassen. Auch muss sich jedes Gremium darüber klar sein, dass, wenn die Vorsitzendenpersonen plötzlich ausfallen, die BR-Arbeit „normal“ weiterlaufen muss. Ohne schriftliche Informationen und eine für jeden klare Struktur der BR-internen Prozesse wird das schwierig. 

Möglichkeiten Informationen zu erfassen, zu sammeln und weiterzugeben sind: 

• Gesprächsnotizen, Akteneintrag, Protokolle
• ein mündlicher Bericht in der Sitzung,
• Betriebsratshandbuch für jeden
• Mails, MS Teams, …
• persönliche Gespräche im BR-Büro

Es gehört zu den Aufgaben der Person im BR-Vorsitz die BR-Sitzung (bei Bedarf auch kurzfristig) einzuberufen, vorzubereiten und sie zu leiten. 

Deshalb müssen auch alle Informationen, die in BR-Sitzungen geteilt und diskutiert werden, bei dem oder der Vorsitzenden zusammenkommen.

Die Rahmenbedingungen sollte jedes Gremium grundsätzlich vereinbaren – z. B. in einer Geschäftsordnung. Nach den vereinbarten Regeln bereitet der oder die Vorsitzende die BR-Sitzungen vor.

Jedes BR-Mitglied weiß dann auch, wann und wie es selbst Tagesordnungspunkte vorschlagen kann, mit der Einladung und den Informationen durch die Person im Vorsitz rechnen kann und sich die schriftlichen Informationen als Vorbereitung aneignen sollte. 

Tägliche Sichtung und Grobsortierung aller eingehenden Vorgänge

Es gehört zu den täglich wiederkehrenden Aufgaben des oder der Vorsitzenden, alles zu sichten, was den Betriebsrat erreicht. Informationen werden den Betriebsrat heute hauptsächlich in Form von Mails erreichen. Es können aber auch Briefe oder auf Papier ausgedrückte Informationen oder Anhörungen sein, die direkt überreicht oder in das analoge Postfach des Betriebsrats gelegt werden. Von mündlichen Infos sollten sofort Gesprächsnotizen angefertigt werden.

Diese tägliche Sichtung und Sammlung aller eingehender Informationen dienen unterschiedlichen Zwecken. So muss die Person im Vorsitz einschätzen, ob alle notwendigen Zusatzinfos und angekündigten Anhänge auch tatsächlich mitgeliefert wurden – um beim Fehlen nachzuhaken.

Es muss entschieden werden, ob es sich um Vorgänge handelt, die für die nächste reguläre Sitzung vorbereitet werden müssen, oder ob eine kurzfristige zusätzliche Sitzung nötig ist. 

Sicher werden auch Vorgänge darunter sein, die abgeschlossen aber noch nicht (vollständig) in den „Erledigt-Ordner“ verschoben wurden.

In Folge wird die Person im Vorsitz …

… die Vorgänge in die richtigen Ordner schieben (Alles für die nächste Sitzung in den Ordner „BR-Sitzungen“ und dem Unterordner für diese konkrete nächste Sitzung. Alles, was erledigt ist, in den Ordner „Archiv/Erledigtes“),  

… zu Vorgängen, die auf dem Tisch liegen und in der nächsten Sitzung behandelt werden sollen, weitere Infos einholen und oder Termine vereinbaren.

… Informationen, die dringend sind, über das festgelegte BR-interne Kommunikationssystem (z. B. über Mail, Brief oder (Telefon-) Gespräch) an alle BR-Mitglieder verteilen. Bei der Nutzung von Messenger-Diensten muss unbedingt darauf geachtet werden, dass sie die europäischen Datenschutz-Standards einhalten und mit dem Unternehmen vereinbart wurden.

… bei Bedarf zu einer zusätzlichen Sitzung (mit dem einen Tagesordnungspunkt) einladen.

… auf konkrete Anfragen von Kolleg:innen reagieren. Routineprobleme sofort erledigen. 

… allgemeine Informationen und Broschüren (sollten mit Auslegedatum versehen werden) z. B. in eine festgelegte Ecke im BR-Büro für eine bestimmte Zeit ausgelegt, damit sie von jedem gelesen werden können.

Auch in BR-Gremien ohne vollständig freigestelltes BR-Mitglied stehen für die Person, die den BR-Vorsitz innehat, somit jeden Tag (in kleinerem zeitlichem Umfang) Betriebsratsarbeit an. 

Etwa drei bis vier Tage vor der Sitzung findet die zeitaufwändigere Sitzungsvorbereitung mit Einladung und Tagesordnung statt.