§ 83 BetrVG: Einsicht in die Personalakten
Auf einen Blick
Arbeitnehmende können jederzeit Einsicht in ihre Personalakte verlangen. Die Einsicht umfasst alle Unterlagen, die den Arbeitnehmer betreffen, einschließlich Nebenakten und digitaler Daten.
Die Regelung dient dem Transparenzschutz und ermöglicht die Überprüfung der über die eigene Person gespeicherten Informationen.
Arbeitnehmende können ein BR-Mitglied zur Einsichtnahme hinzuziehen. Sie haben das Recht, dass falsche Informationen entfernt oder korrigiert werden. Und sie können persönliche Erklärungen zu den Inhalten ihrer Personalakte beizufügen.
Das Recht auf Einsicht in die eigene Personalakte gilt auch in Betrieben ohne Betriebsrat.
Wie können die Arbeitnehmende in ihre Personalakte Einblick nehmen?
Jede Sammlung schriftlich festgehaltener Informationen über eine bestimmte Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer ist eine Personalakte.
Es ist dabei egal wie der Arbeitgeber sie bezeichnet. Und es spielt keine Rolle, ob sie auf Papier oder digital (z.B. als Bestandteil eines Personal-Informations-Systems) gesammelt, gepflegt und gespeichert wird.
Herkömmliche Personalakten werden immer häufiger durch digitale Personalakten ersetzt. Das kann unter Umständen bedeuten, dass die über eine:n Arbeitnehmende:n gesammelten Daten auf mehrere Software-Systeme und vielleicht verschiedene Standorte verteilt sind (Human-Resources-Management, Personalabrechnung, Arbeitszeiterfassung, Datenbanken zur Personalentwicklung usw.).
Verlangt ein:e Arbeitnehmer:in Einsicht in die Personalakte, dann müssen ihm/ihr die gesammelten Informationen über die eigene Person vollständig vorgelegt werden, ganz gleich an welchem Ort und in welcher Form (Papier / digital) sie aufgehoben werden.
Die gesammelten Daten müssen zusammenhängend und in übersichtlicher, verständlicher und unverschlüsselter Form vorgelegt werden.
Der/die Arbeitnehmende kann (was in jedem Fall zu empfehlen ist) ein Betriebsratsmitglied zu der Einsicht in die Personalakte hinzuziehen.
Dieses Betriebsratsmitglied ist zu striktem Stillschweigen über die Inhalte der Personalakte verpflichtet. Soll der Fall im Betriebsrat besprochen werden, muss sich das Betriebsratsmitglied zunächst durch den/die Arbeitnehmer:in von der Schweigepflicht entbinden lassen!
Was tun, wenn die Personalakte falsche Informationen enthält?
Wenn ein:e Arbeitnehmer:in der Ansicht ist, dass die Personalakte unzutreffende Informationen enthält und der Arbeitgeber nicht bereit ist, das zu ändern, dann stehen dem/der Arbeitnehmenden zwei Möglichkeiten offen.
Er oder sie kann beim Arbeitsgericht eine Klage einreichen, mit dem Ziel, die falsche Information zu entfernen oder zu korrigieren.
Die Einblick-nehmende Person kann der Personalakte ein eigenes Schriftstück hinzufügen lassen. In ihm wird er/sie die eigene Sicht der Dinge aufschreiben. Eine solche Richtigstellung muss der Personalakte hinzugefügt werden, ganz gleich, was der Arbeitgeber von ihrem Wahrheitsgehalt halten mag.
Welche Rechte hat der Betriebsrat bei Personalakten?
Das Recht auf Einblick in die Personalakte ist ein Anspruch der einzelnen Arbeitnehmenden. Es handelt sich nicht um ein Recht des Betriebsrats.
Der Betriebsrat ist „von Amts wegen“ also nicht berechtigt, von sich aus in die Personalakten der Arbeitnehmer:innen Einblick zu nehmen. Ein:e Arbeitnehmer:in kann aber ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen oder auch bevollmächtigen (einfaches formloses Schreiben), in seine/ihre Personalakte Einblick zu nehmen.
Plant der Arbeitgeber hingegen die Einführung und Führung der elektronischen Personalakte, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht im Sinne § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wenn es um den Einsatz von Technik geht, die dazu geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer:innen zu überwachen, geht es um kollektives Arbeitsrecht. Dann ist der Betriebsrat in der Mitbestimmung.
Wird die Personalakte betriebsübergreifend in der Unternehmenszentrale geführt, kann sich eine Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats (GBR) ergeben (siehe § 50 BetrVG).
Gesetzestext
§ 83 Einsicht in die Personalakten
(1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.
(2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.
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Quellen
Kurzkommentar BetrVG, Fricke/Grimberg/Wolter, Bund-Verlag, 4. Auflage
Ständige Aktualisierungen und Überarbeitung durch die Redaktion BZO-Wissen, V. Havemann