§ 34 BetrVG: Sitzungsniederschrift

Wenn im Gesetzestext von "Verhandlung" die Rede ist, dann sind damit die ganz normalen Sitzungen des Betriebsrats gemeint. 

Es gilt also: 

• Von jeder Betriebsratssitzung muss eine "Sitzungsniederschrift", also ein Protokoll erstellt werden! Dies gilt auch für Ausschusssitzungen. 

Jedes Protokoll muss dabei mindestens Folgendes enthalten: 

• den Wortlaut jedes Beschlusses (siehe § 33 Abs. 1 BetrVG)
• das Abstimmungsergebnis mit den genauen Stimmenzahlen (Ja, Nein, Enthaltungen)
• eine Teilnehmerliste mit eigenhändigen Unterschriften jedes Teilnehmers

Wichtig bei Video- oder Telefonkonferenzen:
Nimmt ein Betriebsratsmitglied online an einer Sitzung teil - oder findet die Sitzung komplett online statt (siehe § 30 BetrVG) - müssen die Teilnehmer ihre Teilnahme in Textform dem Vorsitzenden mitteilen (also per E-Mail). Diese Mitteilung ist der Niederschrift beizufügen. 

• Formulierungen wie "einstimmig" oder "mit Mehrheit" sind im Protokoll deshalb unzulässig, weil es (etwa im Fall einer Überprüfung durch das Arbeitsgericht) möglich sein muss, für jeden Beschluss nachzuweisen, dass der Betriebsrat stets beschlussfähig war. Es ist ja immerhin möglich, dass ein Betriebsratsmitglied früher gegangen ist oder die Sitzung vorübergehend verlassen hat. 

Ein Schema für den Aufbau eines Protokolls findet sich am Ende dieser Seite.

• Für gemeinsame Sitzungen mit dem Arbeitgeber gilt selbstverständlich: In Anwesenheit des Arbeitgebers fasst der Betriebsrat niemals Beschlüsse (oder führt interne Diskussionen)! 

Noch einmal: Der Gesetzestext verlangt lediglich das Protokollieren der Beschlüsse und der Abstimmungsergebnisse. Aber:

Mit Blick auf die Anforderungen der Praxis ist es unbedingt nötig, dass das Protokoll zu jedem Tagesordnungspunkt zusätzlich in Stichworten oder kurzen Sätzen alle wichtigen Fakten, Informationen und Argumente aus der Diskussion nennt, u.a. auch den Inhalt von Anträgen, die keine Mehrheit gefunden haben. 

Denn allein mit Beschlusstext und Abstimmungsergebnis könnte der 

Betriebsrat später kaum noch nachvollziehen, aus welchen Gründen ein bestimmter Beschluss (nicht) gefasst wurde. Das aber ist sehr oft nötig. 

Außerdem gilt: 

Das Protokoll muss und sollte keinesfalls vom Betriebsratsvorsitzenden geschrieben werden. Er soll unabgelenkt die Sitzung leiten können. Der Betriebsrat sollte deshalb immer eins seiner Mitglieder fest mit dieser Aufgabe betrauen. 

Betriebsratsvorsitz und Protokollführer müssen dann zusammen das Protokoll unterschreiben! 

Zum Abschluss eine etwas heikle Frage: 

Ja, es ist rechtlich zulässig, das Schreiben des Protokolls einer Schreibkraft zu übertragen. Sinnvoll ist das aber nur, wenn der Protokollführer das handschriftlich notierte Protokoll nach der Sitzung der Schreibkraft diktiert. Da das eigentliche Protokollieren einer Betriebsratssitzung Fachkenntnisse voraussetzt und Entscheidungen darüber fordert, welche Diskussionsinhalte wichtig genug für das Protokoll sind, wäre eine Schreibkraft im Normalfall überfordert. 

Auch hier bestätigen Ausnahmen manchmal die Regel: Es gibt auch langjährig erfahrene und für den Betriebsrat tätige Schreibkräfte, die zu eigenständiger Protokollführung in der Lage sind.

• Um die Formulierung rechtssicherer Protokolle sicherzustellen, empfiehlt es sich in jedem Fall, die dafür Zuständigen zu einem entsprechenden Fachseminar zu schicken (siehe BZO-Seminar unten im blauen Kasten).

Auch das geht nicht:

• Das Aufzeichnen von Betriebsratssitzungen auf Tonträgern oder gar als Videoaufzeichnung sind untersagt! Dies gilt insbesondere dann, wenn die Verlockung groß ist, wie z.B. bei Video- oder Telefonsitzungen..

Das BetrVG kennt keine Schriftführer:innen. Es ist gesetzlich nicht festgelegt, wer die Sitzungsniederschrift (Protokoll) schreiben soll. 

In der Praxis ist es wohl so, dass die meisten Betriebsratsgremien einen Schriftführer oder eine Schriftführerin und ggf. Vertretungen gewählt haben. Diese Lösung ist in den meisten Fällen optimal, denn die Qualität von Protokollen wird besser, je mehr Routine die Schriftführer:innen im Laufe der Zeit bekommen.

Betriebsratsvorsitzende sollten nur im absoluten Ausnahmefall die Schriftführung übernehmen. Die Leitung einer Sitzung erfordert eine hohe Konzentrationsleistung. Das gleiche gilt (etwas weniger stringent) für die Stellvertretung. 

Im Rahmen von § 40 BetrVG ist es auch möglich, eine Schreibkraft für den Betriebsrat zu beschließen, sofern dies erforderlich ist. Die Schreibkraft könnte dann auch das Protokollieren der Sitzungen übernehmen. 

Das ist aber nicht in jedem Fall sinnvoll. Das Protokollieren einer BR-Sitzung setzt Fachkenntnisse voraus. Die Entscheidung darüber, welche Punkte wichtig genug für das Protokoll sind, kann eine Schreibkraft nur dann kompetent treffen, wenn sie schon lange für den Betriebsrat arbeitet und gut qualifiziert ist. 

Die Hinzuziehung einer Schreibkraft entbindet den Betriebsrat außerdem nicht von seiner Pflicht, für die Richtigkeit des Protokolls zu sorgen und dies mit den Unterschriften des/der Betriebsratsvorsitzenden und eines weiteren Mitglieds zu bestätigen.

Video- und Ton-Aufzeichnungen von Sitzungen des Betriebsrats sind verboten – auch vorübergehend, bis das Protokoll fertig ist. Der Verlockung (gerade bei Video- oder Telefonsitzungen) gilt es zu widerstehen. 

Jedes Betriebsratsmitglied hat das Recht, nicht nur alle Protokolle des Betriebsrats (und seiner Ausschüsse) zu lesen, sondern auch alle anderen Unterlagen des Betriebsrats! Und das jederzeit!

Darum muss sichergestellt sein, dass jedes Betriebsratsmitglied Zugang zu den Unterlagen hat (Schlüssel für das Büro und/oder Zugangsrecht zu dem Laufwerk auf dem die Daten des Betriebsrats gespeichert werden).

Betriebsratsvorsitzende, Betriebsausschuss oder andere Ausschüsse (vor allem der Wirtschaftsausschuss - § 106 BetrVG) dürfen also keine Geheimniskrämerei betreiben. 

Ohne eine solche offene "Informationspolitik" wäre es dem einzelnen Betriebsratsmitglied nicht möglich, sich ausreichend auf die Diskussionen im Betriebsrat vorzubereiten.

Außerdem hat jedes Betriebsratsmitglied die Möglichkeit, in Ruhe zu prüfen, ob etwas Wichtiges im Protokoll fehlt, ob etwas missverständlich dargestellt ist oder gar aus seiner Sicht nicht korrekt ist. 

Einwendungen zur Niederschrift

Hat ein Betriebsratsmitglied Einwände gegen Formulierungen eines Protokolls, dann kann es diese in der nächsten Sitzung mündlich und (am besten auch gleich schriftlich) vortragen. 

Die Anmerkung des Betriebsratsmitglieds wird dem kritisierten Protokoll beigefügt. Dafür muss sie schriftlich vorliegen. BR-Gremien sollten in ihrer Geschäftsordnung festhalten, wie sie mit Einwendungen zur Niederschrift grundsätzlich verfahren. Es empfiehlt sich, dass die Personen, die Einwendungen vorbringen, diese selbst schriftlich formulieren. 

Die fertige Niederschrift der beanstandeten Sitzung darf im Nachhinein nicht geändert werden.

Manchmal sind die Einwendungen grundsätzlicher Art. Vielleicht weisen sie auf ein nicht hinreichend bearbeitetes Thema oder auf weitreichende Unklarheiten hin. Dann sollte dieses Problem auf die Tagesordnung einer (nächsten) Sitzung.

Protokoll für den Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber hat lediglich dann einen Anspruch auf das Protokoll, wenn und soweit er (auf Einladung durch den Vorsitzenden – siehe § 29 Abs. 4 BetrVG) an der Betriebsratssitzung teilgenommen hat.

Er erhält lediglich einen Auszug aus dem Protokoll – zu dem Teil der Betriebsratssitzung, an dem er tatsächlich teilgenommen hat. 

Da der Betriebsrat in Anwesenheit des Arbeitgebers niemals Beschlüsse fasst (oder interne Diskussionen führt), kennt der Arbeitgeber das Ergebnis der Abstimmung zur Beschlussfassung seines Antrags weder von der Sitzung noch aus dem Protokoll. 

Hat der Arbeitgeber Einwände gegen den Inhalt dieser Protokollteile, muss er diese schriftlich an den Betriebsrat (bzw. dem/der Betriebsratsvorsitzenden) geben, der sie dem Protokoll beifügt.

Gleiches gilt auch, wenn ein Gewerkschaftsvertreter an einer Betriebsratssitzung teilgenommen hat. In diesem Fall ist es allerdings sinnvoll (und zulässig), der Gewerkschaft zur Information jeweils das komplette Protokoll zukommen zu lassen.

Schriftführung und Datenschutz

Der Betriebsrat hat "Kraft seines Amtes" mit vielen personenbezogenen und schützenswerten Daten zu tun. 

Betriebsratsmitglieder müssen beim Umgang mit personenbezogenen Daten die gesetzlichen Datenschutzvorschriften beachten und einhalten. Dies gilt auch mit Blick auf die Sitzungsniederschriften und deren ergänzende Informationen. So muss der Betriebsrat auf die Erforderlichkeit der von ihm verarbeiteten Daten, deren Zweckbindung, die Einhaltung der Löschpflichten und die Vertraulichkeit der Datenverarbeitung achten.

Personenbezogene Daten in Sitzungsniederschriften dürfen nur verarbeitet werden, wenn diese Daten für das Gremium tatsächlich erforderlich sind. Ansonsten sollten sie vermieden oder anonymisiert werden. 

Der Betriebsrat muss dafür sorgen, dass nur Betriebsratsmitglieder (und ggf. Ersatzmitglieder) Zugang zu den Sitzungsniederschriften haben. Es darf keine Weitergabe der Daten an private E-Mail-Adressen oder die Verarbeitung und Speicherung auf privaten Endgeräten erfolgen.

Die Sitzungsniederschriften dürfen nur für die rechtlich notwendigen Zwecke der Betriebsratsarbeit verwendet werden, nach Zweckerfüllung sind sie zu löschen oder zurückzugeben. Eine längerfristige Aufbewahrung ist nur dann erlaubt, wenn die Beschlüsse noch rechtliche Wirkung haben.